Compartimentul secretariat este un centru de gestionare a fluxurilor administrative, de comunicare cu elevii, părinții, tutorii și cu publicul extern, având în vedere prevederile legale, normele interne și planurile manageriale ale unității de învățământ. Rolul său se îmbină cu asigurarea bunei organizări a documentelor, registraturii, evidenței și suportului administrativ necesar desfășurării activităților curente ale instituției.
1. Respectarea planurilor manageriale ale şcolii şi implicarea în proiectarea activităţii
Respectarea planurilor manageriale ale şcolii este fundamentul funcționării compartimentului secretariat. Implicarea în proiectarea activității şcolii, la nivelul compartimentului-bugetul, contribuie la alocarea resurselor, la planificarea inventarierilor și la monitorizarea performanțelor financiare. Se utilizează tehnicile din dotare în bune condiții numai pentru îndeplinirea sarcinilor de serviciu prevăzute în fișa postului sau înscrise în deciziile emise de conducerea unității de învățământ; se creează baza de date în calculator privind patrimoniul unității atât pe coduri, conform Legii nr. 2.
2. Organizarea activităţii şi evidenţa financiară
Compartimentul secretariat are responsabilitatea organizării activității: asigură respectarea Legii Contabilității nr. 82/1991 republicată cu modificările și completările ulterioare, la nivel de instituție de învățământ; elaborează și implementează sistemul general de evidență contabilă la nivelul unității de învățământ; raportează rezultatele economice ale instituției publice; organizează și exercită viză de control financiar preventiv în conformitate cu prevederile legale; organizează operațiunea de inventariere a patrimoniului, cu respectarea prevederilor OMFP nr. 2.
Înregistrarea și prelucrarea informatică periodică a datelor în programele de contabilitate este parte integrantă a activității, precum și întocmirea și prezentarea centralizată la I.S.J. a datelor contabile relevante.
3. Clasificarea, evidența și activitatea bibliotecii școlare
Clasificarea, cotarea și ordonarea colecțiilor se realizează utilizând clasificarea zecimală universală. Inventarierea documentelor specifice bibliotecilor școlare, scoaterea din evidență a documentelor uzate fizic, distruse în cazuri de forță majoră și a celor lipsă la inventar, recuperarea fizică/valorică a publicațiilor se realizează conform prevederilor Legii nr. 9. Activitatea bibliotecii școlare este cuprinsă în planul anual/semestrial de activitate, care cuprinde: obiectivele generale, obiectivele specifice, respectiv denumirea activităților, obiectiv/activitate, responsabil, parteneri, dată/perioadă, mijloace și itemi de evaluare.
4. Îndrumarea, controlul și formarea profesională
Realizează activitatea de îndrumare și control asupra activității întregului personal salariat al unității de învățământ. Coordonează realizarea planurilor de formare profesională în concordanță cu prevederile Legii nr. 1/2011, cu modificările și completările ulterioare. Controlează, cu sprijinul șefilor de catedră/responsabililor comisiilor metodice, calitatea procesului instructiv-educativ, prin verificarea documentelor, prin asistențe la ore și prin participări la diverse activități educative extracurriculare și extrașcolare. Aprobă vizitarea unității de învățământ, de către persoane din afara unității, inclusiv de către reprezentanți ai mass-media.
5. Delegarea și organizarea în situații de absență
În lipsă, directorul are obligația de a delega atribuțiile către directorul adjunct sau către un alt cadru didactic, membru al consiliului de administrație. Compartimentul secretariat funcționează în program de lucru cu elevii, părinții, tutorii sau susținătorii legali ori alte persoane interesate din afara unității, aprobat de director, în baza hotărârii consiliului de administrație, iar în situații speciale atribuțiile prevăzute pot fi îndeplinite prin delegare de sarcini către alte cadre din unitate, cu acordul prealabil al personalului solicitat.
6. Atribuțiile speciale din reglementările interne
Secretarul-șef/Secretarul unității de învățământ pune la dispoziția personalului condicile de prezență, este responsabil cu securitatea cataloagelor și verifică existența cataloagelor, în conformitate cu reglementările în vigoare. Se asigură păstrarea cataloagelor în cancelarie sau secretariat în condiții de securitate, iar actele de studii și documentele scolare sunt gestionate în conformitate cu regulamentul privind regimul actelor de studii și documentelor școlare gestionate de unitățile preuniversitare. În perioadele de activitate, se asigură termenul de răspuns la memorii, petiții și cereri, iar în unități se implementează un sistem confidențial pentru sesizările referitoare la posibile acte de violență.
Programul flexibil al compartimentului secretariat pentru a asigura legătura cu părinții/reprezentanții legali al acestora poate fi stabilit de către conducerea unității, pentru a facilita contactul în intervalul 8-9 și 16-18, cel puțin două zile pe săptămână.
7. Sistemul de reglementare și funcționare a infrastructurii IT și a registraturii
În cadrul agenției, compartimentul IT (S.T.I.) acoperă ariile de competență pentru tehnologia informației și gestionarea informațiilor clasificate, fiind compus din IT și Compartimentul Informații Clasificate (C.I.C.). Regulamentul se aplică tuturor activităților S.T.I. și se completează cu actele normative relevante. S.T.I. asigură circuitul documentelor specifice și actualizarea conținutului site-ului instituției. Serviciul de suport IT (helpdesk) oferă asistență utilizatorilor, administrează infrastructura IT&C și gestionează proiectele cu specific IT, excepție făcând acele informații clasificate, gestionate separat de C.I.C.
Registratura generală și arhiva funcționează la nivel de compartiment, subordonându-se secretarului general. Inspecția de integritate (I.I.) are drept obiect evaluarea averii, conflictelor de interese și a incompatibilităților, în conformitate cu legile aplicabile. Direcția generală juridică, relații publice și comunicare răspunde de îndeplinirea în condiții bune a lucrărilor cu caracter juridic, fiind subordonată președintelui agenției, iar managementul acesteia este asigurat de o echipă cu roluri specifice (director general, șefi de servicii).
8. Atribuții și responsabilități generale ale personalului
Codul muncii prevede că fișa postului conține atribuțiile postului; stabilirea atributiilor fiecărui salariat este un drept al angajatorului, dar necesită acordul părților atât la încheierea contractului, cât și la eventuale modificări ulterioare. Fișa postului servește atât pentru justificarea sarcinilor în cadrul muncii, cât și ca bază pentru demersuri disciplinare, evaluări sau restructurări organizaționale. Modul în care atribuțiile sunt documentate și comunicate ajută la clarificarea responsabilităților și la transparența proceselor decizionale.
| Domeniu | Atribuții principale |
|---|---|
| Secretariat | Gestionare dosare, registratură, programări, comunicare cu publicul |
| Contabilitate | Evidență contabilă, rapoarte, control financiar preventiv |
| Bibliotecă | Clasificare, inventar, gestionare publicații |
| IT | Infrastructură IT, securitate informații, suport |
Conducerea unității se va asigura că termenul de răspuns prevăzut de lege pentru memorii, petitii, cereri etc., va fi respectat, iar în fiecare unitate de învățământ va exista un sistem confidențial pentru sesizări referitoare la acte de violență. În plus, există prevederi despre gestionarea actelor de studii și a documentelor școlare, precum și despre programul de vizite al localurilor de învățământ din afara unității.
tags: #funciile #si #atributiile #sarcinile #secretariatului
Postări populare:
- Ghid complet pentru Cereri de Instiintare Angajator în cazul Sarcinii: exemple și formulare
- Istoria și importanța Zilei Limbii Materne în contextul teatrului de comedie
- Definiția îndeplinirii unei sarcini de interes public și exemple relevante
- Restructurarea Centru maternal Târgu Mureș: ce presupune pentru familii
- Impactul televiziunii asupra adolescenților: 16 and Pregnant și creatoarea Lauren Dolgen