Fie că lucrezi deja în HR sau dorești să-ți dezvolți o carieră în resurse umane, informațiile despre fișa postului îți vor fi utile. Am făcut documentarea pentru tine și ți-am pus la dispoziție tot ce trebuie să știi despre fișa postului. Cum trebuie redactată, ce trebuie să conțină sau cum arată un model de structură?
Ce este fișa postului?
Fișa postului este un document întocmit de membrii echipei de resurse umane. În aceasta trebuie să se regăsească atribuțiile și drepturile ce îi revin unui angajat la viitorul loc de muncă. Și nu doar asta, ci și modul de îndeplinire a acestora atât timp cât este angajat pe o anumită poziție. Fișa postului ar trebui, de asemenea, să conțină cerințele jobului, dar și sarcinile pe care angajatul le va îndeplini. Deși este o anexă a contractului individual de muncă, fișa postului este la fel de importantă. Iar elementele pe care trebuie să le cuprindă sunt: cerințele necesare pentru ocuparea rolului, condițiile de muncă, responsabilitatea propriu-zisă a angajatului și standardele de performanță. Conform Codului Muncii, fișa postului este obligatorie pentru orice angajat și reprezintă documentul oficial care stabilește limitele, responsabilitățile și drepturile rolului.
Definiția fișei postului: document care detaliază responsabilitățile și sarcinile specifice fiecărei poziții din cadrul unei companii.
Fișa postului este elaborată de către departamentul de resurse umane al companiei sau de către managerul departamentului în care se află poziția respectivă. În orice caz, indiferent de situație, este important ca fișa postului să fie elaborată într-un mod obiectiv și corect, astfel încât să reflecte cu acuratețe responsabilitățile și cerințele postului, într-un mod clar și precis.
De ce este importantă fișa postului?
Întâi de toate, este bine să știi că fișa postului este la fel de importantă precum este și contractul de muncă, deși e o anexă. De ce? Pentru că reprezintă o probă în instanță, în cazul în care conținutul acesteia nu e respectat sau dacă apar conflicte ori neînțelegeri între cele două părți. Apoi, fișa postului stă la baza mai multor procese de resurse umane. Printre acestea se numără recrutarea și selecția, angajarea, formarea profesională, dar și dezvoltarea viitorilor angajați. Fără fișa postului aceste procese nu s-ar derula într-un mod eficient. De asemenea, aceasta este importantă pentru viitorul angajat care urmează să ocupe poziția scoasă la bătaie. Având în față fișa postului, angajatul va cunoaște încă din prima zi tot ce presupune poziția sa în companie.
Fișa postului este un document important pentru fiecare angajat deoarece: Detaliază exact ce responsabilități și sarcini sunt asociate unui job. Aceste informații ajută angajatul să înțeleagă mai bine ceea ce are de făcut atunci când se angajează într-o anumită poziție. Ajută la identificarea oportunităților de dezvoltare. Fișa postului include cerințele de calificare pentru un anumit post. Aceste informații pot fi folosite de către angajat pentru a identifica unele lacune în competențele sale și pentru a găsi oportunități de dezvoltare personală și profesională. Stabilește așteptările clare în ceea ce privește performanța, cu ajutorul unor indicatori de performanță și al unor obiective. Asigură o evaluare justă și obiectivă a performanței. Indicatorii de performanță și obiectivele sunt setate în conformitate cu responsabilitățile menționate în fișa postului. Acest lucru permite angajatorului să ofere o evaluare justă și obiectivă a performanței angajatului. Ajută la stabilirea nivelului corect de compensare, care este stabilit în conformitate cu responsabilitățile trecute în fișa postului.
Fișa postului actualizată reduce semnificativ riscul conflictelor de muncă, pentru că delimitează clar așteptările și responsabilitățile.
Cui este adresată fișa postului?
Fișa postului nu este adresată exclusiv unui angajat ce ocupă un anumit rol. Fișa postului este adresată în principal angajatului, însă este un instrument util și pentru managerii de resurse umane. Aceștia din urmă folosesc fișa postului în special pentru a determina nivelul de compensare adecvat pentru fiecare angajat și pentru a asigura conformitatea cu politicile și procedurile companiei.
Ce trebuie să cuprindă fișa postului
Fișa postului trebuie să conțină anumite elemente obligatorii. Denumirea oficială este acel element obligatoriu din fișa postului și este luată din nomenclatorul național al profesiilor (COR). La fel de importantă este și integrarea postului respectiv în organigrama companiei. Această parte din fișa postului include programul și zilele de muncă, numărul de zile de concediu, dar și dacă angajatul va urma să meargă în deplasări sau nu. Viitorul angajat va afla din această parte a fișei de post unde se află spațiul de lucru, dacă activitatea lui presupune muncă de teren, doar la birou sau remote, dar și ce echipamente va trebui să folosească. În exemplul nostru, fiind vorba de un post de facturist, viitorul angajator va avea nevoie de un laptop, o imprimantă și un telefon. Acest punct diferă de la o poziție la alta. Practic, trebuie precizat scopul pentru care a fost creată această poziție. În exemplul nostru avem o poziție de facturist creată pentru a recruta o persoană care să se ocupe de întocmirea și transmiterea facturilor conform modalităților de facturare stabilite fiecărei categorii de clienți. Atribuțiile angajatului sunt create de către angajator, iar cel mai important este ca acestea să fie cât mai clare și însoțite de detalierea fiecăreia în parte. La această parte, managerul precizează ce alte task-uri mai trebuie să îndeplinească viitorul angajat, pe lângă sarcinile principale. Pot fi menționate și informații legate de disciplina muncii. E1. Această parte este una dintre informațiile facultative din fișa postului. Aici angajatorul decide dacă precizează în fișa postului aceste informații sau nu. Dacă este o poziție de conducere, viitorul angajat va trebui să ia anumite decizii în ce privește compania. La profilul postului sunt menționate cerințele necesare ocupării poziției deschise și se referă de cele mai multe ori la nivelul de studii ale viitorului angajat, vechime în piața muncii sau aptitudini tehnice. Spre exemplu, pentru o poziție dintr-un call center este important să fie precizate abilitățile de comunicare sau cunoașterea unei limbi străine, mai ales dacă angajatorul oferă servicii într-o limbă străină. În ultima parte a fișei postului este obligatorie precizarea criteriilor de evaluare a viitorului angajat. Asta îi va ușura munca managerului atunci când va dori să evalueze angajatul.
Fișa postului cuprinde informații importante referitoare la atribuțiile angajaților și nu numai. Iată ce conține fișa postului:
- Titlul postului: Titlul postului sau denumirea poziției reflectă nivelul de responsabilitate al angajatului într-o companie. De aceea, în stabilirea titlului postului sunt luate în considerare aspecte precum: departamentul în care lucrează angajatul, abilitățile și experiența sa, dar și cultura organizațională a companiei.
- Descrierea postului: Descrierea jobului include informații importante legate de specificațiile postului. Acestea constau în principalele responsabilități și sarcini ale angajatului. Deseori, sarcinile menționate în descrierea postului sunt trecute în fișa postului sub formă de bullet points. În acest mod, fișa postului este ușor de parcurs și de înțeles de către angajat.
- Cerințele de calificare: Această secțiune din fișa postului cuprinde toate cerințele pe care angajatul trebuie să le îndeplinească pentru ocuparea unei poziții. Aici sunt incluse informații referitoare la nivelul de educație, experiența și abilitățile necesare pentru ocuparea poziției.
- Obiectivele specifice: Acestea trebuie să fie legate de responsabilitățile și sarcinile specifice postului și să ajute la obținerea performanțelor așteptate. Pentru un angajat la început de drum, obiectivele trecute în fișa postului constau în principal în preluarea sarcinilor în timp util și în îndeplinirea sarcinilor într-un mod independent, de obicei, în primele 6-12 luni de la angajare.
- Indicatorii de performanță: Indicatorii de performanță sunt măsurători stabilite pentru evaluarea performanței angajatului. Aceștia sunt menționați într-o secțiune separată în fișa postului și se bazează de obicei pe calitatea muncii, cantitatea muncii, timpul de finalizare a unor sarcini de serviciu, dar și pe abilitățile de comunicare.
- Raportarea și relațiile de lucru: Această secțiune din fișa postului include informații referitoare la superiorul direct al angajatului și la relațiile de lucru pe care acesta le are cu alte departamente sau colegi de echipă. Totodată, în cazul unor poziții de conducere, această secțiune cuprinde și informații referitoare la numărul persoanelor din echipa care va fi condusă de noul angajat.
- Programul de lucru: Această secțiune din fișa postului include informații despre programul de lucru, indiferent că acesta este unul flexibil sau standard. În prezent, cele mai multe companii adoptă un program flexibil și un sistem hibrid, care permit angajatului să lucreze câteva zile de acasă și câteva zile la birou. Indiferent de situație, fișa postului trebuie să includă informații clare privind acest aspect.
- Politici și proceduri specifice ale companiei: Fișa postului include și informații despre politicile și procedurile companiei legate de postul respectiv.
Legislația referitoare la fișa postului
În Codul Muncii există mai multe articole care fac referire la fișa postului. Ele se referă atât la obligațiile și responsabilitățile viitorului angajat, cât și la cele ale angajatorului. Angajatul este obligat să realizeze norma de muncă și să-și îndeplinească atribuțiile ce îi revin conform fișei postului (art. 39 alin. (2) lit. a). Angajatorul are dreptul sa stabilească atribuțiile corespunzătoare pentru fiecare salariat, în condițiile legii (art. 40 alin. (1) lit. b). Angajatorul are obligația de a informa angajații despre condițiile de muncă. Dar și de a asigura permanent condițiile tehnice și organizatorice avute în vedere la elaborarea normelor de muncă. (art. 40 alin. (1) lit. c).
Deși nu se înregistrează la ITM odată cu înregistrarea contractului individual de muncă, fișa postului este obligatorie, conform Codului Muncii. Iată câteva articole din Codul Muncii, care fac referire directă la fişa postului:
- art. 17 alin. 2 lit. d) anterior încheierii sau modificării contractului individual de muncă, angajatorul are obligația de a informa persoana selectată în vederea angajării, cu privire la funcția/ocupația ce urmează a o deține, conform COR sau altor acte normative, precum și atribuțiile postului;
- art. 39 alin. 2 lit. a) salariatul are obligația de a îndeplini atribuțiile ce îi revin, conform fișei postului;
- art. 40 alin. 1 lit. b) angajatorul are dreptul să stabilească atribuțiile corespunzătoare pentru fiecare salariat (…);
- art. 40 alin. 1 lit. c) în completarea sarcinilor trasate prin fișa postului, angajatorul are dreptul sa dea dispoziții cu caracter obligatoriu sub rezerva legalității.
La un control al inspectorilor de muncă, în situația în care se descoperă lipsa fișei postului, ei pot dispune în sarcina angajatorului obligația de a întocmi acest document. Neîndeplinirea sau îndeplinirea parțială de către entitatea controlată a măsurilor dispuse de inspectorul de muncă, la termenele stabilite de acesta, constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei.
Cine semnează fișa postului?
De cele mai multe ori de realizarea fișei postului se ocupă oamenii din departamentul de resurse umane. Ei nu doar că o redactează și sunt la curent cu toate schimbările legislative, dar o și păstrează. Se poate întâmpla și ca angajații actuali să fie implicați în redactarea fișei postului. Spre exemplu, atunci când este cazul revizuirii sau îmbogățirii acesteia cu noi sarcini sau chiar când fișa postului e redactată de la zero. Tot mai multe organizații folosesc instrumente digitale și AI pentru a analiza rolurile și a identifica competențele reale ale angajaților, însă validarea finală aparține managerului direct și HR-ului.
Poate fi modificată fișa postului de-a lungul timpului?
Totuși, dacă angajatorul dorește să modifice fișa postului într-un mod drastic, schimbând astfel chiar specificul muncii, atunci acesta trebuie să ceară acordul angajatului. Mai mult, orice modificare a formei sau conținutului fișei postului trebuie adusă la cunoștință angajatului. Acesta o va semna din nou, și de asemenea, noua fișă a postului va fi anexată la contractul individual de muncă.
Pentru a evita unele abuzuri în fișa postului sau nerespectarea atribuțiilor menționate în fișa postului, există posibilitatea de modificare a fișei postului. Iată care sunt cele mai întâlnite situații în care are loc modificarea fișei postului:
- atunci când se fac schimbări majore în ceea ce privește responsabilitățile și sarcinile postului;
- atunci când se adaugă sau se elimină cerințe de calificare sau experiență pentru postul respectiv;
- atunci când apar modificări în structura organizațională a companiei, care afectează responsabilitățile și sarcinile menționate inițial în fișa de post.
În prezent, nelămuririle din trecut apropo de natura fișei postului ca anexă a contractului individual de muncă nu ar trebui să mai existe. Nici cu privire la modificarea conținutului acesteia. Fie că înlocuim sarcina X cu sarcina Y, fie că suplimentăm sarcinile din fișa postului, tot timpul trebuie să avem în vedere dacă se modifică felul muncii și dacă noile sarcini se pot efectua în același timp de muncă și nu presupun depășirea lui.
Când trebuie redactată fișa postului?
Sunt mai multe cazuri în care apare necesitatea creării unei fișe de post. Spre exemplu, poate fi vorba de o companie care este în plină dezvoltare și are nevoie de angajați noi, pe anumite poziții. O altă situație este atunci când compania se află într-o reorganizare și necesită schimbări tehnologice, iar angajatul are nevoie de noi calificări sau abilități. Totodată, același lucru se întâmplă și în cazul în care compania își schimbă complet sau parțial activitatea.
Cum scriem fișa postului?
Întâi de toate, stilul de comunicare ar trebui să fie destul de clar și concis. Folosește cuvinte cât mai simple și evită termenii prea tehnici. De asemenea, este bine să eviți folosirea specifică pentru genul masculin sau feminin. Dacă nu poți să eviți limbajul tehnic, atunci când este vorba de o poziție care asta presupune, nu-i nicio problemă. Chiar dacă pare un document tehnic, fișa postului este, în realitate, una dintre cele mai sensibile piese ale puzzle-ului HR. O fișă greșită sau incompletă poate afecta recrutarea, performanța angajatului și chiar poate genera litigii.
Greșeli frecvente în întocmirea fișei postului
- Mulți angajatori păstrează același document ani la rând, deși rolurile evoluează continuu. Rezultatul?
- Fără KPI-uri sau obiective clare, procesul de evaluare devine subiectiv.
- Un rol se poate schimba semnificativ chiar și într-un an.
- O fișă de post trebuie să fie clară, concretă, accesibilă oricărui angajat, dar și validă juridic.
Cine păstrează fișa postului
De cele mai multe ori de realizarea fișei postului se ocupă oamenii din departamentul de resurse umane. Ei nu doar că o redactează și sunt la curent cu toate schimbările legislative, dar o și păstrează.
Checklist pentru actualizarea fișei postului
Actualizarea fișei postului nu trebuie privită ca o formalitate, ci ca un proces periodic care asigură alinierea dintre realitatea rolului, obiectivele companiei și așteptările angajatului.
CE TREBUIE SĂ FACĂ UN MIJLOCAȘ DEFENSIV / Fișa postului
Fișa postului este mult mai mult decât o anexă la contractul de muncă: este un instrument strategic care asigură claritatea rolurilor, îmbunătățește comunicarea internă și previne conflictele. O fișă bine întocmită ajută la recrutarea potrivită, la o evaluare obiectivă a performanței și la dezvoltarea profesională a angajaților. Investiția de timp în redactarea și revizuirea fișelor de post este una dintre cele mai eficiente măsuri pentru creșterea transparenței, a eficienței și a sănătății organizaționale.
tags: #indeplinirea #sarcinilor #care #ne #revin