Articolul central al prezentului material sintetizează atribuțiile, răspunderea și condițiile de remunerare ale președintelui, ale membrilor comitetului executiv și ale cenzorilor ori ale comisiei de cenzori în cadrul asociațiilor de proprietari, raportat la Legea nr. 196/2018 și la normele conexe. Acesta detaliază cum se organizează structurile, care sunt responsabilitățile de bază, cum se aprobă bugetul, cum se gestionează fondurile și ce sancțiuni pot apărea în caz de neîndeplinire a atribuțiilor.
Organele asociației de proprietari și condiții generale de organizare
Art.45. Organele asociației de proprietari sunt: a) adunarea generală; b) comitetul executiv; c) președintele; d) cenzorul sau comisia de cenzori.
Art.46. La adunarea proprietarilor se aleg: un comitet executiv format din președintele asociației și un număr par de membri, precum și un cenzor sau o comisie de cenzori; durata mandatelor este stabilită de adunarea generală. Alegerea se face cu jumătate plus unu din proprietarii prezenți. Durata mandatelor nu poate depăși 4 ani, cu posibilitatea reînnoirii.
Art.54. În cazul unei situații speciale, președintele poate prelua toate atribuțiile și răspunderea comitetului executiv. Ședințele comitetului executiv au loc cel puțin o dată pe lună; deciziile se consemnează în registrul unic de procese-verbale și se afişează, în termen de 7 zile, la avizier.
Atribuțiile cheie ale președintelui și ale comitetului executiv
Art.55. Comitetul executiv are atribuții multiple, printre care: convocarea adunării generale; implementarea hotărârilor; elaborarea bugetului; stabilirea condițiilor de folosire a părților comune; supravegherea încasărilor și plăților; întocmirea proiectului de regulament al condominiului; asumarea obligațiilor în numele asociației; urmărirea creanțelor; notificarea autorităților; asigurarea păstrării arhivei financiar-contabile etc.
Art.56. Președintele este candidatul ales dintre proprietarii asociației prin votul a jumătate plus unu din prezenți. El poate delega atribuțiile sale pentru cel mult 90 de zile pe an, fără a fi exonerat de răspundere. În caz de încetare a mandatului, comitetul convoacă o adunare generală pentru alegerea unui nou președinte.
Art.57. Președintele poate propune măsuri împotriva celor care nu respectă regulamentul condominiului sau hotărârile asociației, iar în scris poate sesiza comitetul executiv sau adunarea generală în legătură cu astfel de situații.
Art.58. Pentru neîndeplinirea atribuțiilor sau depășirea atribuțiilor legale și statutare, președintele, membrii comitetului executiv sau cenzorii răspund personal sau solidar pentru daunele cauzate proprietarilor sau terților. Aceasta subliniază responsabilitatea reală și necesitatea supravegherii stricte a activităților comitetului.
Remunerația și cadrul fiscal
Indemnizația pentru funcția de președinte nu este obligatorie. Adunarea generală decide dacă se acordă o sumă și în ce cuantum, iar hotărârea se consemnează în procesul-verbal. Forma juridică de remunerare poate fi contractul de mandat civil sau contractul individual de muncă, cu implicațiile fiscale diferite. Conform legii, delimitările dintre mandatul civil și contractul de muncă influențează contribuțiile sociale (CAS, CASS) și impozitul pe venit, precum și costul total pentru asociație. Un exemplu este că mandatul civil poate evita contribuțiile sociale dacă venitul este sub pragul de scutire, în timp ce un contract de muncă presupune cheltuieli suplimentare pentru asociație (cu circa 30-40% mai mult decât venitul net pentru președinte).
Este important de reținut că răspunderea financiară personală sau solidară (Art. 57) poate implica plata daunelor, iar asociațiile pot încheia polițe de răspundere civilă profesională pentru președinți și membri ai comitetului executiv, o opțiune disponibilă din 2022 și finanțată parțial din fondul de administrare, cu acordul adunării generale.
Atribuții specifice legate de organizare și conducere
Art.53. Adunarea generală delegă președintelui și comitetului executiv responsabilitatea de angajare și eliberare din funcție a administratorului, cenzorului/comisiei de cenzori și a altor angajați sau prestatori. Este obligatorie convocarea adunărilor generale cel puțin o dată pe an, iar ordinea de zi trebuie comunicată cu: 10 zile înaintea ședinței.
Art.54. Structura comitetului executiv (președinte plus un număr par de membri) poate avea reprezentanți ai unor persoane juridice, cu împuternicire scrisă, dacă este cazul.
Art.55. Atribuțiile comitetului includ: convocarea adunării generale, implementarea deciziilor, elaborarea bugetului, monitorizarea finanțelor, gestionarea fondurilor de reparații și de rulment, precum și pregătirea planurilor de măsuri pentru buna funcționare a condominiului.
Proceduri, transparență și bune practici
Art.56-58, 61-62. Diferite articole detaliază modalități de convocare ale adunării, registrul deciziilor, responsabilitățile pentru gestionarea documentelor, relația cu instituțiile publice, precum și necesitatea transparentizării activităților. Este necesară păstrarea proceselor-verbale, notificarea deciziilor, și asigurarea accesului proprietarilor la registrele și documentele asociației.
Practic, în majoritatea asociațiilor mari, este recomandată înființarea unei organigrame funcționale: președinte, vicepreședinte, secretar, administratori, cenzori, comisii tehnice și economice; atribuțiile pot fi delegabile, iar remunerația poate reflecta responsabilitățile reale și volumul de lucru, nu doar onoarea funcției.
Observații utile pentru alegerea și exercitarea mandatului
Un candidat la funcția de președinte trebuie să fie proprietar, iar mandatul poate fi extins prin hotărârea adunării generale. Este recomandat să se verifice eventuale litigii existente și să se asigure transparența în privința cheltuielilor și a finanțării serviciilor. Pentru validitatea ședințelor, este necesar un cvorum minim, iar la a doua convocare este suficient un cvorum redus conform prevederilor legale. Este important caține să existe specimen de semnătură în bancă pentru persoana desemnată să gestioneze plățile în absența președintelui, iar ambii membri (președinte și vicepreședinte) să dea aprobările necesare semnăturilor bancare, dacă politica asociației o permite.
Schema de funcționare recomandată
Idee generală: presedintele nu este responsabil pentru tot bugetul sau pentru toate plățile, ci conduce instituția, iar administratorul gestionează partea financiar-contabilă zilnică, sub controlul comitetului și al adunării generale. Demisia unilaterala a unui membru al comitetului sau demisia președintelui poate declanșa proceduri de predare-primire a documentelor și a bunurilor, cu proces-verbal vizat.
Indicatore practice pentru bunul mers al asociației: stabilirea unui plan anual de măsuri, monitorizarea disciplinelor bugetare, asigurarea accesului proprietarilor la registre, aplicarea regulilor de penalizări pentru întârzierea plăților, și utilizarea soluțiilor digitale pentru trasabilitatea documentelor.
Concluzii de procedură (fără secțiune dedicată)
Prin acest cadru legal, președintele, vicepreședintele și ceilalți membri ai comitetului executiv au responsabilități clare și unice succesiuni de sarcini: reprezentare, gestionarea resurselor, aplicarea regulilor, monitorizarea finanțelor, și asigurarea respectării legii și a regulamentelor. Remunerația nu este obligatorie, dar poate stimula performanța, iar asociația poate contracta asigurări de răspundere civilă pentru a acoperi potențiale pierderi.
tags: #retributia #si #sarcinile #vicepresedintelui #la #asoc