Timpul este astazi cea mai importanta resursa de care dispunem. Probabil ca ai auzit de foarte multe ori propozitia „nu am timp”. Exista oameni pentru care 24 de ore nu sunt niciodata suficiente, in timp ce altii reusesc sa-si indeplineasca eficient task-urile zilnice. Traim in secolul vitezei si avem doar 24 de ore la dispozitie pentru a rezolva multe sarcini atât in plan profesional, cat si in viata personala. In contextul work-from-home, apar mai multe elemente de distragere a atentiei. S-au scris milioane de articole si carti, respectiv au aparut numeroase podcasturi, aplicatii, cursuri, workshopuri, traininguri pe aceasta tema, insa este necesar sa intelegem ca nu exista o strategie de gestionare a timpului universal valabila. In mod traditional, atunci când vorbim de managementul timpului, ne gândim cel mai adesea la activitatea profesionala si mai putin la ceea ce facem in restul timpului. Când vorbim de viata profesionala, fie ca suntem angajati, freelanceri sau antreprenori, cuvintele de ordin sunt „productivitate” si „eficienta”. Nu putem vorbi de managementul timpului fara sa vorbim de autodisciplina, perseverenta si punctualitate. Managementul timpului incepe cu autodisciplina. De aceea, este util sa stii cum iti petreci timpul pe parcursul unei zile. Daca nu ai facut asta pâna acum, poti incepe sa tii pe parcursul unei saptamâni sau chiar o luna de zile un jurnal, in care sa notezi fiecare activitate in parte - absolut tot ceea ce faci. Dupa cel putin o saptamâna in care ai inregistrat fiecare activitate, analizeaza jurnalul.
Programeaza task-urile mai dificile pentru perioadele zilei in care stii ca esti mai plin de energie. Redu numarul de schimburi intre sarcini diferite. Redu timpul alocat activitatilor (facutul cafelei, pauza de tigara, etc.). Daca ai mai multi colegi, puteti face cafeaua cu rândul, pentru toata lumea. Nu iti lua prea multe sarcini deodata. Uneori un volum mare de sarcini te poate demoraliza/ descuraja. Fii creativ, alternând ritmul. Nu uita de pauze. Cu siguranta ai auzit de zicala româneasca pauzele lungi si dese, cheia marilor succese. Ei bine, sa zicem ca este partial adevarat. Nu poti fi productiv daca muncesti fara repaus. Principiul Pareto sau metoda 80/20 spune ca din totalul de rezultate pe care le producem intr-o zi, 80% din acele rezultate sunt generate cu 20% din efortul nostru. Se spune ca fara perseverenta, nu realizezi nimic in viata. A fi punctual inseamna sa ajungi la timp la intâlniri, meeting-uri si asa mai departe. A nu fi punctual te poate costa scump. In primul rând iti pierzi credibilitatea si respectul celorlalti, iar cei cu care te intâlnesti isi vor pune din start niste semne de intrebare, mai exact daca pot sau nu sa aiba incredere in tine. Iar asa cum stim, increderea este baza oricarei relatii interumane.
In time management stabilirea obiectivelor este un instrument valoros deoarece te ajuta sa dai o directie actiunilor tale. In acest fel vei putea sa evaluezi progresul pe parcurs. Pentru asta trebuie sa te gândesti la lucrurile cu adevarat importante pentru tine pe termen lung, sa stii unde doresti sa ajungi si sa te motivezi pentru a face tot posibilul sa-ti atingi tinta. Stabileste obiective specifice - clare si bine definite. Scrie obiectivele. Fa un plan de actiune. Ideal ar fi ca duminica seara sau luni dimineata sa iti aloci un timp pentru a planifica saptamâna. De asemenea, in fiecare dimineata aloca aproximativ 30 de minute pentru planificarea zilei tale. Nu iti incepe lucrul pâna cand nu ai stabilit clar in minte ce ai de facut. Fa-ti liste cu lucrurile „de facut” sau liste de prioritati. Nu incerca sa tii minte tot ce ai de facut. Nu ezita sa folosesti si instrumente care sa te ajute in managementul timpului: de la aplicatii, agende personalizate, post-ituri, plannere, tabla magnetica, markere colorate si alte asemenea. Pentru a lua rapid decizii, clasifica task-urile de care trebuie sa te ocupi intr-o zi, in 4 cadrane, in functie de urgenta si importanta.
Atât in plan profesional, cât si in viata privata exista multe distrageri pe care e bine sa le eliminam pe cât posibil. Chiar daca esti satul de atâta planificare in activitatea profesionala si in viata personala, vrei sa o lasi mai moale. Aici organizarea isi spune cuvântul caci fara asta nu prea poti sa te descurci. Fii flexibil. Profita de timpii de aşteptare. Nu incerca sa faci totul singur. Managementul timpului este important in vietile noastre mai ales daca ne dorim sa avem un echilibru pe toate planurile. Chiar daca alegem sa fim bine organizati si sa planificam cât mai multe lucruri si activitati, e bine sa nu uitam de relaxare si destindere. Dacă ne oprim să analizăm puțin, cu toții putem găsi lucruri asupra cărora deținem controlul, o parte asupra cărora nu avem control, însă există și lucruri al căror control îl putem căpăta pe parcurs. Și în această ultimă categorie se încadrează timpul, o resursă ce a devenit tot mai prețioasă. Nefiind un lucru palpabil, mulți dintre noi putem fi sceptici cu privire la gradul de control pe care îl putem deține. Tocmai de aceasta, articolul de față vine în ajutor prin câteva sugestii și informații ce vor fi utile în mai multe domenii din viața noastră.
Strategii și instrumente pentru planificare și prioritizare
Avantajul acestui concept este că prezintă abilități ce pot fi învățate și gestionate. Conform lui Orgenstern (2000), managementul timpului necesită setarea de obiective, prioritizare, planificare, învățarea de strategii, managementul stresului, automonitorizare, rezolvarea de probleme. Unele cercetările din domeniul psihologiei organizaționale au studiat acest concept prin prisma managementului timpului la locul de muncă. De aici au dezvoltat programe de training care să îi ajute pe oameni în identificarea activităților consumatoare de timp, planificarea activităților zilnice, prioritizarea sarcinilor și cum să facă față situațiilor neașteptate. Însumate, acestea ne sporesc productivitatea și eficiența, reușind să ne organizăm timpul astfel încât să obținem rezultatele dorite.
Se spune ca Cel mai important pas este auto-observarea: să ne evaluăm modul de folosire a timpului și să vedem când devine aceasta o problemă. Este utilă reflectarea asupra propriilor noastre scopuri, atât pe termen scurt, cât și pe termen lung și identificare valorilor personale care contează pentru noi. Acestea ne vor ajuta să selectăm acele activități ce sunt importante pentru noi și să ne asumăm responsabilitatea pentru folosirea timpului în această direcție. Un alt pas este să identificăm acele activități consumatoare de timp și care ne distrag de la îndeplinirea scopurilor noastre. Un bun exercițiu în acest sens este să analizăm cum au arătat ultimele trei zile din viața noastră și cum am fi vrut să decurgă, de fapt. Pentru a ne fi mai ușor, putem trece aceste lucruri pe o foaie de hârtie și apoi să le comparăm. Putem identifica care sunt distractorii de la sarcini? La ce activități putem renunța sau încerca să le acordăm mai puțin timp?
Pentru al treilea pas, putem să începem să punem în aplicare diferite strategii. Ne va fi de folos în acest proces să ne stabilim prioritățile în desfășurarea activităților. Iar pentru acest lucru, ne stă la îndemână matricea Eisenhower, ce cuprinde patru cadrane în care să așezăm activitățile: urgente și importante; importante și nu urgente; urgente și neimportante; nici urgente nici importante. O strategie des întâlnită este realizarea unui program săptămânal, iar pentru aceasta vin în ajutor și alte strategii precum folosirea listelor cu lucruri de făcut, estimarea timpului necesar pentru fiecare sarcină, folosirea calendarelor, verificarea gradului în care scopurile au fost atinse, utilizarea unor pauze. Unele dintre acestea pot fi folosite într-un jurnal de activitate în care să ne notăm timpul petrecut într-o activitate, dar și energia cu care am realizat activitatea respectivă. Iar mai apoi să analizăm acest jurnal și să vedem care sunt punctele de îmbunătățit.
Planificarea ne ajută să ne dăm seama ce putem realiza într-o perioadă de timp, să devenim mai eficienți și chiar să alocăm o parte din timp pentru situații neprevăzute. Pentru a ne planifica mai bine și din timp sarcinile, ne stau la îndemână jurnalele, calendarele, diferite programe ale computer-ului, post-it-uri. Trebuie doar să ne dăm seama care funcționează mai bine pentru noi și să o folosim. Tu cum folosești cele 24 de ore ale zilei? Te așteptăm la Centrul de Carieră, Orientare Profesională și Alumni pentru a vedem împreună cum să folosim cât mai eficient timpul. Este în puterea noastră să utilizăm cel mai bine timpul nostru limitat. Alocarea și planificarea timpului pentru diferite activități sunt etape care simplifică viețile noastre de zi cu zi. Zilele trec fulgerător pe măsură ce orele se perindă una după alta. Fiecare persoană are același număr de ore într-o zi. La sfârșitul zilei, unii oameni se laudă că au avut o zi foarte productivă, în timp ce alții se plâng că nu au suficient timp. Răspunsul la întrebarea noastră are legătură cu planificarea corespunzătoare și managementul timpului. Oamenii beneficiază de un management eficient al timpului. În general, managementul timpului se referă la stabilirea modului și momentului în care timpul va fi folosit. Mai întâi, ar trebui să ne uităm la situația actuală. Poți gestiona timpul și mai multe activități? Exerciți acuratețea necesară în stabilirea priorităților pentru munca ta? Cel mai important lucru este să poți concentra asupra lucrurilor care trebuie făcute și să le termini când timpul a expirat. Focusul, activitățile și fazele care urmează rezultatelor lor alcătuiesc un management bun al timpului. Doar pentru că cineva este ocupat, nu înseamnă că lucrează eficient. Pentru astfel de probleme, ar trebui înregistrate activitățile, efectuată o listă de lucruri de făcut și să se ia în considerare chiar și sugestii pentru evenimente neașteptate. Următorul pas e stabilirea obiectivelor, ordonarea priorităților și decizia când să faci munca, accentul ar trebui să fie pus pe plan și ar trebui să se ia măsurile necesare în conformitate cu scopul său. Este cea mai eficientă și cea mai des folosită metodă pentru gestionarea timpului.
Metoda Pomodoro este o modalitate de a finaliza sarcinile lucrând și luând pauze. Tehnica Pomodoro se folosește în mod obișnuit lucrând timp de 25 de minute, urmat de o pauză de 5 minute. Este o metodă pentru categorizarea sarcinilor în funcție de importanța și urgența lor. În această tehnică, categoriile sunt urgență-important, nu urgent-important, nu urgent-nu important și nu urgent-nu important. Sarcinile de făcut, lucrările în curs și lucrările finalizate sunt scrise în categorii în tehnica Kanban. Oamenii folosesc metoda de planificare rapidă pentru a determina care dintre obiectivele lor ar trebui să fie prioritizate. În acest context, persoana creează un plan flexibil prin selectarea domeniului vieții lor pe care îl prioritizează. Această tehnică are ca scop realizarea sarcinilor importante în ordinea corectă.
Gollu, N. (2001). Time management. Claessens, B. J., Van Eerde, W., Rutte, C. G., & Roe, R. A. (2007). A review of the time management literature. Rupured, M., & Chapman, S. W. (2008). Articolele de pe site-ul nostru nu conțin recomandări medicale și au doar rol de informare. În această postare pe blog, am adunat câteva tehnici de selectare strategică a celor mai importante sarcini. Ca un Manager de proiect, obiectivul dvs. principal este să livrați un proiect cu succes. Aceasta înseamnă, de obicei, finalizarea la timp, în limitele bugetului și cu toate caracteristicile și funcțiile necesare. Cu toate acestea, pentru a atinge acest obiectiv, trebuie să creați un program rezonabil pentru echipa dvs. și să îndeplinească diferite sarcini în ordine. Care dintre acestea ar trebui să abordate mai întâi de echipa dvs.? Care sunt cele mai importante? Sunteți familiarizați cu expresia "lucrurile pe primul loc"? Trebuie să identificați "primele" lucruri: cele mai importante sarcini, cele mai urgente activități de făcut etc. În esență, tot ce trebuie să faceți este să stabiliți care sarcină este cea mai importantă. Poate părea că este mai ușor de spus decât de făcut.
Astfel, în cadrul managementului timpului, prioritizarea este esențială: alegerea celor mai relevante task-uri, distribuirea timpului în blocuri, monitorizarea progresului și adaptarea planurilor în funcție de schimbări. MoSCoW (MUST, SHOULD, COULD, WON'T) ajută la definirea cerințelor într-un proiect, iar matricea Eisenhower separă activitățile în patru cadrane în funcție de urgență și importanță. Kaizenul pragmatic al prioritizării, kanban-ul pentru vizualizare, Pomodoro pentru ritmuri scurte de lucru și planificarea săptămânală completează arsenalul. În practică, ideal este să implementezi o combinație de tehnici adaptate stilului tău de lucru, să revizuiești periodic prioritățile și să comunici cu echipa pentru transparență.
Pași practici pentru organizarea timpului
- Realizează un jurnal de activitate pentru o săptămână sau o lună: notează fiecare activitate, momentul zilei și nivelul de energie.
- Analizează jurnalul pentru a identifica distragerile și orele de vârf ale energiei. Mută task-urile dificile în intervalele de înaltă energie.
- Stabilește obiective specifice, scrie-le și elaborează un plan de acțiune, planificând săptămâna în avans.
- Creează liste de „de făcut” și prioritizează-le; foloseste instrumente adecvate: aplicații, agende, post-ituri sau tablă magnetică.
- Aplică matricea Eisenhower pentru a separa sarcinile în urgente/importante vs. non-urgente/non-importante.
- Folosește tehnici precum Pomodoro, Kanban și MoSCoW pentru a determina ordinea priorităților și a evita epuizarea.
- Planifică pauzele: distinge între pauze utilitariste și pauze necesare pentru refacere, menținând echilibrul între muncă și odihnă.
- Revizuiește regulat lista de sarcini prioritizate și adaptează ordinea în funcție de feedback, dependențe și resurse disponibile.
În final, managementul timpului vizează un set de principii, practici și sisteme utilizate pentru a realiza în mod eficient un anumit task. Principalul obstacol este lipsa autodisciplinei, însă aceste abilități pot fi învățate, iar autodisciplina poate fi cultivată. Orice perioadă poate deveni oportunitate dacă îți organizezi timpul în mod conștient și îți ajustezi planurile în funcție de obiectivele tale pe termen lung.
Ghidul începătorului pentru Matricea Eisenhower
Este recomandat să realizezi un plan săptămânal, să alegi obiectivele cheie, să imporți prioritățile într-un program clar, iar la fiecare zi să aloci aproximativ 30 de minute pentru planificarea zilei tale. Adaptarea și flexibilitatea sunt esențiale, deoarece schimbările în proiecte și în viața personală pot modifica ordinea sarcinilor. Fiecare pas te aduce mai aproape de obiectiv, iar ordonarea sarcinilor în funcție de importanță și urgență te ajută să lucrezi eficient, să reduci stresul și să îți maximizezi rezultatele.
| Tehnică | Scop | Raportare |
|---|---|---|
| Pomodoro | Finalizarea sarcinilor cu pauze regulate | 25 min lucru / 5 min pauză |
| Matricea Eisenhower | Împărțirea sarcinilor în patru cadrane | Urgent / Important, etc. |
| MoSCoW | Prioritizarea cerințelor unui proiect | MUST, SHOULD, COULD, WON'T |
tags: #stabilirea #bugetului #de #timp #in #corelatie