Prezentele norme metodologice au drept scop stabilirea modalităţii de analiză a volumului de muncă la nivel de compartiment din cadrul unei unităţi administrativ-teritoriale pentru a obţine informaţii cu privire la gradul de încărcare cu sarcini a personalului. Actul este reprodus în forma publicată în Monitorul Oficial al României şi nu include posibile modificări ulterioare. furnizează date necesare pentru luarea unor decizii în privinţa alocării de resurse; Actul este reprodus în forma publicată în Monitorul Oficial al României şi nu include posibile modificări ulterioare.
Etapele calculului şi conceptele de bază
Într-o primă etapă se determină volumul de muncă reprezentând totalul activităţilor de muncă ce se vor realiza în anul planificat, la nivelul funcţiilor de execuţie, în fiecare compartiment. Fiecare activitate va fi înscrisă în a doua coloană ("Unitate de lucru/Activitate") a formularului 1, ea reprezentând o unitate de lucru în AVM. Exemplu: pentru structura competentă, în vederea anticipării numărului de autorizaţii, avize care vor fi întocmite în anul în curs, reperul folosit poate fi numărul de autorizaţii sau avize întocmite în anul anterior, conform evidenţei interne. Totuşi există şi activităţi pentru care nu există o evidenţă numerică, de exemplu, în cazul participării la diverse întâlniri, efectuării de convorbiri telefonice sau al furnizării de informaţii.
A doua etapă constă în determinarea timpului total necesar pentru desfăşurarea activităţilor aferente îndeplinirii atribuţiilor specifice compartimentului. Într-o primă fază, trebuie identificat timpul necesar pentru fiecare unitate de lucru, completându-se coloana a treia din formularul 1. A treia etapă constă în calcularea gradului de încărcare cu sarcini a personalului de execuţie din cadrul unui compartiment, folosindu-se datele din formularul 1. Gradul de încărcare cu sarcini a personalului (GÎSP) reprezintă procentul obţinut prin analiza volumului de muncă prin împărţirea numărului total de ore de lucru pe an (TOLA)1, necesar în vederea îndeplinirii atribuţiilor compartimentului, la capacitatea actuală totală în resurse umane a compartimentului respectiv în ore lucrătoare.
Formulele cheie
Capacitatea totală actuală în resurse umane (CTARU) măsurată în ore lucrătoare se obţine prin înmulţirea numărului de angajaţi cu ENA (echivalentul normei întregi anuale)2. Pentru a obţine o înregistrare cuprinzătoare a timpului total necesar pentru finalizarea unei activităţi, este important să fie luat în calcul şi timpul necesar realizării activităţii de către ceilalţi angajaţi ai compartimentului, de angajaţii cu normă redusă, de experţii externi sau de stagiari.
Formula generală de calcul al ENA în zile este ENA = nr. zile/an - nr. zile de repaus săptămânal - zilele de sărbătoare legală în care nu se lucrează - numărul mediu de zile de concediu de odihnă de care beneficiază personalul de execuţie anual. CTARU = ENA X Nr. Forţa de muncă necesară pentru îndeplinirea sarcinilor se determină împărţind timpul total necesar efectuării tuturor activităţilor (v. TOLA) în cadrul unui compartiment la numărul total de ore lucrătoare pe care le efectuează un angajat într-un an (ENA) în cadrul unui program normal de lucru. TOLA/ENA = Nr. Nr. de angajaţi necesar - Nr. actual de angajaţi dintr-un compartiment = Nr. Echivalentul normei anuale per angajat (ENA) în ore se calculează înmulţind echivalentul normei întregi (ENI) de lucru pe zi (de opt ore) cu numărul de zile lucrătoare din anul calendaristic pentru care se efectuează analiza. ENA în ore se calculează înmulţind rezultatul obţinut anterior cu 8 ore.
Având în vedere faptul că echivalentul normei anuale per angajat (ENA) şi numărul de angajaţi sunt date constante, acestea nu trebuie completate decât pe ultimul rând ("Total") al analizei din cadrul tabelului, în coloanele aferente. Pe de altă parte, trebuie luat în considerare şi numărul de angajaţi utilizat în efectuarea analizei.
Forţa de muncă necesară pentru îndeplinirea sarcinilor se determină împărţind timpul total necesar efectuării tuturor activităţilor (v. TOLA) în cadrul unui compartiment la numărul total de ore lucrătoare pe care le efectuează un angajat într-un an (ENA) în cadrul unui program normal de lucru. TOLA/ENA = Nr. Nr. de angajaţi necesar - Nr. actual de angajaţi dintr-un compartiment = Nr. Echivalentul normei anuale per angajat (ENA) în ore se calculează înmulţindu-se echivalentul normei întregi (ENI) de lucru pe zi (de eight ore) cu numărul de zile lucrătoare din anul calendaristic pentru care se efectuează analiza. ENA în ore se calculează înmulţind rezultatul obţinut anterior cu 8 ore.
Identificarea nevoilor de personal
Având în vedere faptul că ENA şi numărul de angajaţi sunt date constante, acestea nu trebuie completate decât pe ultimul rând al analizei. Formularul 1, Formularul 2 şi Formularul 3 includ secţiuni repetate, utile pentru organizarea datelor despre volumul de muncă, timpul necesar şi necesarul de personal.
Aplicarea practică a GÎSP
În practică, în prima etapă se determină volumul de muncă total pentru anul planificat; în a doua etapă se estimează timpul necesar pentru desfăşurarea activităţilor; în a treia etapă se calculează GÎSP ca raport între volumul de muncă total şi capacitatea totală actuală în resurse umane. Identificarea nevoilor de personal se realizează prin împărţirea timpului total necesar efectuării tuturor activităţilor la ENA, exprimând rezultatul ca număr de angajaţi necesari comparativ cu numărul actual.
- Determinarea volumului de muncă pentru anul planificat (activităţi pe fiecare unitate de lucru).
- Determinarea timpului total necesar pentru actorii implicaţi în activităţi (angajaţi cu normă întreagă, redusă, experţi, stagiari).
- Calcularea GÎSP pentru compartimentul analizat.
Exemplele concrete din formulare
Exemplul referitor la structura competentă, în vederea anticipării numărului de autorizaţii sau avize, arată cum reperul poate fi numărul de autorizaţii sau avize întocmite în anul anterior. În cazul activităţilor non-numerice, cum ar fi participarea la întâlniri sau convorbirile telefonice, valoarea numerică nu poate fi utilizată direct în evidenţe, însă aceste activităţi contribuie la volumul total de muncă.
Utilizarea de infografice și elemente vizuale
Resursele umane și mediul decizional
Identificarea nevoilor de personal și a gradului de încărcare cu sarcini oferă baza pentru luarea deciziilor privind alocarea resurselor umane în compartimentele unităţii administrativ-teritoriale. Formularul 1, Formularul 2 și Formularul 3 organizează datele astfel încât să permită observaţii despre volumul de muncă și capacitatea disponibilă în ore lucrătoare.
Calcule exclusive: Pensia pe care o va primi un salariat cu 36 de ani de contributivitate | Explicaţ
Beneficii practice ale aplicației GÎSP
- Stabilirea unui cadru clar pentru distribuirea sarcinilor între angajați;
- Planificarea alocării resurselor umane în funcție de volumul real de muncă;
- O evaluare obiectivă a necesarului de personal în baza ENA și CTARU;
- Documentarea deciziilor cu argumente din analiza volumului de muncă.
Formatoare și elemente de raportare
Formularele 1, 2 și 3, deși nu sunt detaliate exhaustiv în prezent, au rolul de a facilita înregistrarea coerentă a activităților, timpului necesar și numărului de angajați necesari în fiecare compartiment. În practică, se completează doar ultimul rând cu ENA și numărul de angajați, restul valorilor fiind constante sau inferate din datele anterioare.
tags: #tabel #grad #de #incarcare #cu #sarcini