Time management este un proces de organizare și planificare a modului în care îți împarți timpul între diferite activități. Time management (sau managementul timpului) este procesul de planificare și control al modului în care îți petreci timpul. Pentru a ne organiza mai bine, este important să înțelegem ce înseamnă mai exact noțiunea de time management. Gestionarea timpului: Esențială pentru succesul personal și profesional.
Gestionarea timpului: Esențială pentru succesul personal și profesionalCea mai bună modalitate de a prioritiza sarcinile este să le notezi. Cea mai bună modalitate de a prioritiza sarcinile este să le notezi. Pentru început, trebuie să faci planuri pentru viitorul apropiat, creând o listă detaliată a tuturor sarcinilor și a termenelor lor pentru o zi, o săptămână sau o lună. În loc să încerci să memorezi totul, ar trebui să începi un jurnal de lucru și să notezi toate sarcinile tale. Acest truc psihologic subliniază importanța muncii tale.
Strategii eficiente pentru gestionarea timpului în prioritizarea sarcinilor de lucru
Odată ce ai compilat o listă de sarcini, s-ar putea să observi asemănări între ele. Dacă ți se dă o sarcină singulară, mai bine o faci prima lucru mâine. Fă o listă cu sarcini mici și taie câteva dintre ele în fiecare zi. Înainte de a decide asupra celor mai importante sarcini, ia în Considerare cât de urgente sunt și cât timp ai nevoie pentru a le completa. Obiectivul tău este să finalizezi sarcinile în timpul turei tale. Dacă nu ai timp, fă sarcina mâine. Nu trebuie să notezi fiecare lucru care trebuie făcut zilnic. Cu toate acestea, ar trebui să faci un program pentru sarcinile care sunt legate de ore și zile specifice. Proiectele sunt sarcini mai dificile de completat decât sarcinile simple. Lucrează la ele atât timp cât poți, dar nu încerca să te ocupi de mai multe proiecte simultan. Îți recomandăm să creezi o listă de proiecte și să alegi cel mai urgent și important dintre toate. Nu începe un proiect nou fără a-l finaliza pe cel precedent.
Sarcinile importante au prioritateCrearea unei liste alfabetice sau numerice nu va funcționa. Scopul tău nu este să urmezi orbește elementele din listă, ci să te concentrezi pe sarcini cu prioritate mare. Restul lucrurilor pot fi făcute în orice ordine consideri necesară. Cu timpul vei învăța cum să alegi munca cu cel mai înalt nivel de prioritate și să nu permiți să devină o problemă. Dacă vei urma aceste reguli, nu vei crede cât de rapid va deveni procesul de lucru. Manager de succes al clienților la Shifton cu experiență extinsă în managementul forței de muncă și managementul serviciilor de teren. Începe să faci schimbări azi! Optimizează procesele, îmbunătățește managementul echipei și crește eficiența. Știai că proiectele gestionate corespunzător au șanse de succes de 2,5 ori mai mari? Dar cum să gestionezi, în mod practic, un astfel de proiect?
1. Atribuirea și comunicarea clară a cerințelor
Ai delegat o sarcină în mijlocul unei conversații pe hol, iar colegul responsabil nu a finalizat-o conform așteptărilor tale. Îl poți învinovăți? Desigur că nu. Deoarece aproape 40% dintre proiecte eșuează din cauza cerințelor prost definite, este clar că această problemă nu trebuie subestimată. Deci, depinde de tine să înveți cum să atribui și să gestionezi sarcinile corect și să le pui în practică pentru întreaga echipă. Pune-te în pielea rezolvatorului sarcinii - gândește-te la întrebările pe care cu siguranță le-ai avea dacă ți s-ar atribui o astfel de sarcină și fă așa încât în cerința sarcinii să răspundă la acestea. suficiente informații - de multe ori nici nu realizezi că doar tu cunoști anumite detalii. De aceea, ai grijă să nu omiți să le comunici și rezolvatorului.
2. Comunicare eficientă în echipă
Similar unei sarcini communicate în mod haotic, și comunicarea haotică în echipă se clasează în TOP 5 cauze principale ale eșecului unui proiect. Sau, ca manager de echipă, nu comunici deloc și te aștepți ca echipa să deducă singură ce dorești. Dar lucrurile nu așa funcționează. În medie, este nevoie de 23 de minute pentru a te concentra din nou pe deplin, atunci când un coleg te întrerupe cu un simplu mesaj de chat. Sunt 3 ore pierdute pe zi, dacă primești un astfel de mesaj la fiecare oră, în timpul orelor normale de lucru. Ce poți face ca manager, în acest sens? Ne pierdem, pur și simplu, în valul de mesaje: fiecare răspunde la o altă parte a firului de discuție și, în scurt timp, nu mai înțelegi cine ce-a zis. Asta pentru că nu pui presiune pe un răspuns imediat și nu întrerupi concentrarea echipei, iar destinatarul are suficient timp să-ți răspundă.
3. Bugetul se epuizează rapid și nu înțelegi de ce. Aceasta nu este chiar o situație ideală, mai ales când dispui de un buget fix pentru proiect. Știi ce se întâmplă? Cel mai probabil risipești din resurse cu activități neprofitabile sau care chiar produc pierderi. Imaginează-ți aplicația de management de proiect ca o casetă, pe care o completezi treptat cu toate informațiile despre proiect - o poți deschide oricând și o poți analiza sau face o revizuire completă a conținutului casetei. Totul într-un singur loc - inclusiv o imagine de ansamblu a bugetului alocat proiectului. Monitorizarea corectă a timpului alocat, prin funcția Time tracking, va indica cine a lucrat la sarcină, când anume, cât timp a durat și dacă a dat rezultate. Practic, cum funcționează? Pur și simplu declanșezi cronometrul chiar din cadrul (sau din dreptul) sarcinii, atunci când începi să lucrezi la ea. Vestea bună e că, împărțind sarcina în subsarcini, echipa poate monitoriza timpul pas cu pas. Când toți membrii echipei folosesc time tracking, monitorizarea costurilor întregului proiect e o nimica toată.
4. Roluri clare și delegare eficientă
Cine este responsabil pentru (eșecul) proiectelor tale - știi? 🤔 Dacă tu nu știi, atunci nici echipa ta. Știai că angajații dau mai mult randament atunci când își cunosc exact rolul, înțeleg ce competențe au, cât și ce competențe trebuie să-și dezvolte? managerii de proiect pot economisi mult timp, deoarece membrii echipei știu care este poziția lor în proiect, ce pot decide de unii singuri și în ce privință trebuie să se consulte cu managementul. Practicalitate? 👉 În cadrul unui software de project management, poți crea o notiță atașată la proiect, cu competențele și rolurile fiecăruia. Cum altfel poți contribui la o înțelegere adecvată a rolurilor și competențelor membrilor, așa încât echipa să devină și mai eficientă? Am menționat deja că sarcina ar trebui să aibă întotdeauna un singur rezolvator. Dar uneori trebuie să implici alți oameni în discuție.
5. Organizarea vizuală a proiectelor
Kanban ajută la vizualizarea mai optimă a întregului proiect. Pentru ca echipa ta să știe ce sarcini să prioritizeze, trebuie doar să le stabilești prioritatea corectă - mică, medie sau mare. Vizualizarea Kanban (vizualizare pe coloane) este deosebit de populară printre managerii care gestionează proiecte în mod agil. Sprint-ul este, de regulă, un document, în care se rezumă munca depusă în cursul a 1 - 4 săptămâni și se clarifică sarcinile planificate pentru perioada următoare. Toate sarcinile și notițele sunt introduse, în prealabil, în aplicația de gestionare a proiectului, pentru ca echipa să le poată revizui.
6. Promovarea colaborării și evitarea micromanagementului
Știi cum se numește acest lucru? Micromanagement. Te gândești că „nimeni nu va face asta în locul meu” sau „nimeni nu o va face mai bine decât mine”? Și atunci pentru ce ai la dispoziție o întreagă echipă de oameni calificați? Semnificația cuvântului delegare ➡️ A delega îndatoriri, responsabilități și autoritate altcuiva. Îți dai toată silința, dar volumul de sarcini continuă să crească, în loc să scadă. Ce poți mai mult face în această privință? Cheia, desigur, e să alcătuiești o echipă de proiect solidă, în care ai încredere și despre care știi că va îndeplini sarcinile cel puțin la fel de temeinic ca tine.
7. Planificarea pe liste, prioritizarea și vizualizarea progresului
Freelo ne-a ajutat să creăm proiecte separate, să definim sarcini individuale și să le organizăm în liste To-Do. Dacă gestionezi corect proiectul (sortarea sarcinilor pe liste, atribuirea de rezolvatori, setarea de termene limită,…), folosind un instrument de project management, nu te vei mai confrunta cu haos. Vizualizarea Kanban (vizualizare pe coloane) este deosebit de populară printre managerii care gestionează proiecte în mod agil. Kanban ajută la vizualizarea mai optimă a întregului proiect. Pentru ca echipa ta să știe ce sarcini să prioritizeze, trebuie doar să le stabilești prioritatea corectă - mică, medie sau mare.
8. Întâlniri eficiente și note de întâlnire
8. Nu ezita să-ți aloci un moment din timpul de lucru, pentru o analiză mai detaliată - ce părere ai despre ședințele frecvente ale companiei? Și cum crezi că le percepe echipa? Plictisitoare, neproductive și, de fapt, destul de inutile - potrivit sondajului, 71% dintre ședințe sunt percepute astfel. Datorită aplicației de project management, conducerea știe, în sfârșit, la ce se lucrează și ce trebuie finalizat. Ședințele sunt utile, rapide și eficiente - am scăpat și de micromanagement. Știai că, dacă organizezi o ședință conform unei agende pregătite dinainte, durata acesteia poate fi redusă cu până la 80%? Pentru ca ideile și observațiile importante să nu-ți scape, creează notițe pe baza celor discutate în ședință.
9. Gestionarea ideilor neașteptate
Știi cum e…întotdeauna apare ceva „neașteptat” de care trebuie să te occupi imediat, încât ajungi să uiți de ideile pe care le aveai de pus în practică înainte de acel moment. Să spunem că e vorba de idei pe care ți le-ai notat rapid undeva, când te-a cuprins un val de inspirație, dar de care, în cele din urmă ai uitat. Recomandare utilă - folosește platforma de project management ca pe un depozitar de idei. … Sau poți dedica un întreg proiect sau o întreagă coloană Kanban (listă de de sarcini) acestor idei.
10. Motivarea echipei
Nu? Ecuația este simplă: echipă motivată = echipă productivă. Studiile au arătat că angajații implicați corespunzător au performanțe cu 20% mai bune. Acest lucru înseamnă că aceștia caută în mod activ modalități de a-și face treaba mai eficient și se implică în lucruri care depășesc rolul lor. Nu sună deloc rău, nu-i așa? Desigur, motivarea angajaților nu se face peste noapte. Este vorba despre construirea încrederii reciproce și a transparenței, pe termen lung.
Este important să aveți o viziune clară asupra obiectivelor companiei, valori, stilul de comunicare și să implementați o conduită în conformitate cu acestea. Nu uitați importanța feedback-ului regulat din partea colegilor, de preferat în cadrul sesiunilor individuale. Sărbătorile, aniversările companiei, sfârșitul unei perioade de probă - trece-le pe toate ca sarcini recurente, în platforma de gestionare a proiectelor, pentru a nu uita de ele. Pregătește un document în care explici anumite detalii interne - ce tip de comunicare preferați (sincronă, asincronă), dacă este sau nu cafeaua din birou gratuită, dacă prânzul îl luați la comun, și așa mai departe. Te scutește de o mulțime de întrebări din partea noilor veniți și, prin urmare, nu irosești nici din timpul tău, nici din timpul celorlalți din echipă.
Ghidul începătorului pentru Matricea Eisenhower
tags: #traducere #coordonarea #cu #usurinta #a #sarcinilor
Postări populare:
- Sfaturi utile pentru părinți: diversificarea bebelușului la 7 luni
- Rolul biometriei fetale în pelvimetrie externă la gravidă
- Licitație liber de sarcini: cum să detectezi imobilele fără sarcini în tranzacții
- Când se poate afla sexul copilului?
- Ghid practic pentru eliminarea mucozităților la bebelușii răciți