Reflectarea configuraţiei procesuale şi structurale a organizaţiei se asigură prin intermediul documentelor organizatorice, respectiv regulamentul de organizare şi funcţionare, organigrama, descrierile de funcţii şi fişele sau descrierile de posturi.
Ultimele dintre acestea - descrierile de funcţii şi posturi - vizează două dintre componentele structurale majore ale organizaţiei, funcţia şi postul, fără de care, practic, organizaţia nu ar exista.
În măsura în care sunt concepute, elaborate, actualizate corespunzător, descrierile de funcţii şi, mai ales, descrierile de posturi îndeplinesc roluri importante în managementul organizaţiei.
De remarcat faptul că, într-o organizaţie care nu dispune de un sistem de obiective ( fundamentale, derivate I, derivate II, specifice şi individuale ), este dificilă, dacă nu chiar imposibilă, completarea acestei rubrici.
- răspunderea materială, civilă, penală, pecuniară etc. - obligaţia titularului de post de a exercita sarcinile într-un anumit fel.
O ultimă recomandare : pentru evidenţierea corespondenţei depline între sarcini, competenţe şi responsabilităţi este necesară folosirea unui tabel în care să fie inserate aceste elemente de definire a postului (vezi formular ).
Etapele metodologiei pentru fișa postului și impactul asupra organizației
Etapa a I-a. În orice demers de proiectare/reproiectare procesuală şi structural-organizatorică a organizaţiei, apar modificări notabile în ceea ce priveşte numărul şi structura posturilor şi a funcţiilor.
Primul document care evidenţiază asemenea mutaţii este organigrama, urmat îndeaproape de regulamentul de organizare şi funcţionare.
Pentru descrierile de posturi situaţia este diferenţiată, pentru descrierile de funcţii configuraţia structurală a organizaţiei fiind mai puţin problematică.
Etapa a II-a. O a doua etapă a metodologiei de realizare a descrierilor de funcţii şi posturi o reprezintă elaborarea propriu-zisă a acestora.
O asemenea preocupare aparţine specialiştilor în organizare managerială sau consultanţilor în management în situaţia în care se apelează la serviciile lor.
În ambele cazuri se impune consultarea şi respectarea prevederilor regulamentului de organizare şi funcţionare.
Etapa a III-a. Întrucât modificările manageriale şi, în special, de sistem organizatoric sunt foarte frecvente în „viaţa” unei organizaţii cu tendinţa de accelerare în ultimii ani, nici documentele organizatorice nu trebuie să rămână în forma şi conţinutul iniţial ci, dimpotrivă, să reflecte astfel de modificări.
Raţionalizarea, modernizarea, perfecţionarea sau reproiectarea de ansamblu a managementului sau a unei/unor componente a ( ale ) acestuia provoacă modificări în obiectivele organizaţiei și, prin derivare, chiar la nivelul obiectivelor individuale.
Etapa a IV-a. Prima dintre funcţii - previziunea - cuprinde decizii prin care se determină obiectivele organizaţiei şi ale componentelor sale, se stabilesc modalităţi de realizare, se dimensionează resursele necesare şi se precizează termenele de realizare a obiectivelor.
Cea de-a doua funcţie - organizarea - delimitează şi dimensionează componentele procesuale şi structurale necesare realizării obiectivelor.
Prin intermediul celor două documente (instrumente manageriale) sunt prezentate sarcinile necesare îndeplinirii obiectivelor.
Funcţia de coordonare este susţinută de unele competenţe circumscrise postului, respectiv dreptul de a decide inclusiv în ceea ce priveşte armonizarea deciziilor şi acţiunilor personalului din subordine.
Rolul descrierilor de funcţii şi posturi în derularea funcţiilor de management
Două aspecte trebuie evidenţiate în legătură cu rolul descrierilor de funcţii şi posturi în derularea acestei funcţii a managementului.
Primul vizează implicarea titularilor de funcţii, respectiv posturi în stabilirea obiectivelor şi a elementelor ce permit realizarea lor.
Al doilea aspect se referă strict la motivarea ca suport al antrenării.
Ce este fișa postului și cum este utilizată în practică
Fişa postului, ca anexă la contractul individual de muncă, stabileşte atribuţiile, responsabilităţile şi cerinţele postului.
Fişa postului este obligatorie conform legislaţiei muncii, iar în sectorul public poate exista reglementare adiacentă specifică, precum anexele la normativele administrative.
Fişa postului descrie Titlul postului, Descrierea postului, Cerinţele de calificare, Obiectivele specifice, Indicatorii de performanţă, Raportarea şi relaţiile de lucru, Programul de lucru, Politicile şi procedurile specifice ale companiei, precum şi Modelul fişei postului.
Titlul postului reflectă nivelul de responsabilitate al angajatului, iar descrierea postului trece în revistă principalele responsabilităţi şi sarcini, adesea sub formă de bullet points pentru o lectură facilă.
Cerințele de calificare includ nivelul de educație, experiența și abilitățile necesare ocupării poziției, iar obiectivele specifice trebuie să aibă legătură cu responsabilitățile postului.
Indicatorii de performanță măsoară realizările angajatului, iar programul de lucru poate fi flexibil sau hibrid, depinzând de politica organizației.
Raportarea include superiorul direct și relațiile cu celelalte departamente sau echipe, iar secțiunea de Program de lucru detaliază zilele lucrătoare și eventualele deplasări.
Politicile și procedurile companiei pot include politica de securitate a informațiilor, politica de sănătate și siguranță, politica de diversitate și incluziune, precum și proceduri de evaluare a performanței sau gestionare a conflictelor.
Modelul fișei postului poate reprezenta un exemplu concret pentru un job de specialist marketing online, dar structura poate fi adaptată pentru alte poziții, inclusiv pentru funcții de conducere sau funcții tehnice specifice domeniilor.
Cadrele legislative relevante includ articole din Codul Muncii privind obligațiile angajatorului de a informa despre funcția/ocuparea ce va fi deținută, atribuțiile postului și dreptul angajatorului de a stabili atribuțiile corespunzătoare, în condițiile legii.
Este important ca fișa postului să fie elaborată de către departamentul de resurse umane sau de managerul departamentului, iar ulterior să fie semnată atât de angajator, cât și de angajat în momentul încheierii contractului.
Actualizarea fișei postului este recomandată ori de câte ori apar schimbări semnificative în activitatea angajatului, în structura organizației sau în responsabilitățile postului.
Fișa postului trebuie să includă clar toate atribuțiile pentru a evita abuzuri sau conflicte și pentru a facilita evaluarea performanței, recrutarea, formarea profesională și dezvoltarea angajaților.
În cazul modificărilor drastice ale fișei postului, este necesară încheierea unui act adițional la contractul individual de muncă, iar noua fișă a postului se atașează la acesta.
Consecințele nerespectării fișei postului pot include acțiuni disciplinare sau litigii, iar împărțirea responsabilităților în cadrul organigramei contribuie la o mai bună claritate operațională și la evaluări obiective.
Întrebări frecvente despre fișa postului
- Cine întocmește fișa postului? - În mod uzual, departamentul de resurse umane sau managerul departamentului în care se află postul.
- Ce se întâmplă dacă nu este respectată fișa postului? - Se poate porni o evaluare, cercetare disciplinară sau pot apărea consecințe în funcție de context.
- Este fișa postului necesară pentru munca remote sau hibridă? - Da, fișa postului este necesară indiferent de modul de lucru.
- Există un model oficial de fișă a postului? - Legislația nu impune un singur model unic, dar fișa postului trebuie să conțină elementele esențiale prevăzute de cadrul legal.
- Poate fi modificată fișa postului în timpul activității? - Da, dar modificările semnificative trebuie comunicate angajatului, iar în unele cazuri poate necesita act adițional la CIM.
tags: #atributiilor #si #sarcinilor #de #serviciu #proz
Postări populare:
- Tot ce trebuie să știți despre chiuretajul uterin în clinici private
- Cum se prepară brânza de casă pentru bebeluși acasă
- Recunoștință profundă medicilor neonatologi și echipei pentru grija acordată bebelușului prematur
- Principii de funcționare ale redresorului monofazat cu tiristor pentru sarcini RLE
- Cum să surprinzi cu idei de anunț pentru sarcină: barză, surprize și momente de neuitat în octombrie