Fiecare dintre noi avem momente în care ne implicăm în multe alte proiecte, deși încă nu le-am finalizat pe celelalte, iar acest lucru se întâmplă deoarece nu ne prioritizăm sarcinile în mod corect. Cu această problemă, sau mai bine spus, cu această provocare, respectiv prioritizarea sarcinilor, se confruntă și oamenii de afaceri, directorii sau angajații. Nu e așa că aproape în fiecare zi de luni începi cu mare avânt un nou to-do list, doar ca pe miercuri să fii complet dezamăgit când te uiți la el și să-ți dai seama că nu ai făcut nici măcar jumătate din el? Deși poate părea simplu să îți dai seama care sunt task-urile care necesită toată atenția ta, prioritizarea sarcinilor este mult mai mult decât un exercițiu.
1. Nu poți fi eficient în prioritizarea sarcinilor dacă doar le ai în minte. Cel mai bun mod de a începe este să îți notezi o listă (To-Do List). Această listă te ajută să îți dai seama ce sarcină trebuie să o îndeplinești într-o zi, săptămână sau lună.
2. Dacă To-Do List îți permite să descoperi cum să îți planifici fiecare sarcină, este posibil să fii încă confuz în ceea ce trebuie să faci acum și ce îți lași pe mai târziu. Una dintre aceste tehnici este Regula 80/20, cunoscută și sub numele Principiul Pareto sau Legea celor puțini, dar critici. A fost propusă de către Joseph M. Pentru a fi aplicabil în prioritizarea sarcinilor, trebuie să identifici task-urile care generează rezultatele cele mai bune, dar cu puțin efort. Cel mai provocator aspect este să îți dai seama ce sarcină este urgentă, dar nu importantă, și cine este persoana căreia i-o vei încredința pentru a o îndeplini.
3. Ai fost vreodată în situația în care să ai listă interminabilă de sarcini de îndeplinit, dar să nu știi pe care să o finalizezi prima? Ce task este mai urgent, mai important? Și pentru această dilemă, cu care toți ne-am confruntat măcar o dată în viață, există o soluție. Ivy Lee era un expert în relații publice și putea eficientiza orice activitate, iar în urmă cu peste 100 de ani a dezvoltat una din cele mai eficiente metode pentru a atinge maximul productivității. a doua zi, concentrează-te doar pe prima activitate. folosește aceleași reguli pentru a parcurge sarcinile în ordinea stabilită.
4. Dacă metoda Ivy Lee te ajută să îți planifici activitățile zilnice, întrebarea care persistă este următoarea: Cum determini care este importanța reală a sarcinilor? În acest sens, pentru prioritizarea sarcinilor este recomandată tehnica ABCDE, cunoscută și sub numele Metoda Ellis. Conceptul a fost creat de psihologul Dr. Albert Ellis și adaptat de către Dr. Martin Seligman, care l-a făcut cunoscut publicului în cartea sa “Learned Optimism”, apărută în 1990.
5. Deși sună ciudat, această tehnică este foarte eficientă și simplă. Ea exprimă ideea potrivit căruia trebuie să îndeplinești sarcina care nu-ți place încă de dimineață și apoi continui cu celelalte. În acest sens, Mark Twain spunea: “If you have a live frog to eat, it makes no sense to look at it for a very long time!” (n.n. Deseori avem tendința de a face activitățile ușoare la început și lăsăm spre finalul zilei pe cele complicate, astfel “Nu vom avea timp niciodată să facem ceea ce vrem, dar vom avea timp să facem ceea ce este important”. Atenție însă că trebuie să ții cont și de ritmul circadian al fiecărei persoane. Dacă ești o persoană care se concentrează mai bine noaptea, degeaba vrei să începi cu o activitate grea în prima parte a zilei. Nu vei fi eficient și productiv dacă urmărești obiective greșite. Prioritizarea sarcinilor înseamnă și o bună definire a scopurilor. Warren Buffett a elaborat o metodă de productivitate în 3 pași pe care a folosit-o pentru a îmbunătăți performanța angajaților săi și este denumită “Metoda 2-List”. În acest punct, vei obține 2 liste.
7. Prioritizarea sarcinilor înseamnă și timp. Atunci când efectuezi sarcinile în mod corect, vei obține și un timp extra pentru tine și pentru nevoile tale. Rory Vaden recomandă să descoperi lucruri pe care le poți face azi și au un impact pozitiv asupra zilei de mâine. Nu mereu trebuie să îți faci o listă pentru a fi productiv. Pot, sau mai degrabă, trebuie să existe fluctuații în parametrii energie și concentrare și se creează astfel o curbă a productivității. În alți termeni, înseamnă că într-o anumită perioadă din zi atingi cel mai înalt prag al productivității tale. Este nevoie de timp pentru a deveni mai buni în prioritizarea sarcinilor și a activităților.
Prioritizarea Activităților este procesul de determinare a urgenței Activităților, decizând care sunt cele mai importante și care pot aștepta sau pot fi amânate. La locul de muncă, avem adesea mai multe sarcini de diferite grade de importanță. Abilitatea de a prioritiza eficient sarcinile care ne sunt încredințate este esențială pentru a ne îndeplini cu succes sarcinile profesionale și pentru a ne atinge obiectivele. Cu multe sarcini de îndeplinit, ne putem simți copleșiți și stresați de multitudinea de responsabilități. Vom aborda diferit îndeplinirea sarcinilor, știind care sunt cele mai importante. A pune lucrurile în ordine va ajuta la evitarea stresului. Stabilirea priorităților vă ajută să vă concentrați asupra celor mai importante sarcini și să le îndepliniți. Folosirea eficientă a timpului, concentrându-vă asupra celor mai importante sarcini, vă permite să faceți mai multe lucruri în mai puțin timp. Prin prioritizarea activităților noastre, ne putem concentra mai întâi asupra sarcinilor care sunt cruciale în calea atingerii obiectivelor noastre. Această abordare va facilita obținerea rezultatelor dorite. Importanță vs. Importanța unei sarcini definește semnificația și impactul acesteia asupra realizării unui obiectiv specific. Cu cât îndeplinirea unei sarcini are mai multă valoare, cu atât este mai importantă. Urgența, pe de altă parte, definește timpul rămas pentru a finaliza o sarcină. Cu cât termenul de finalizare este mai apropiat, cu atât este mai urgent. Dacă o sarcină nu are un termen limită specific, nu este urgentă. Distincția între importanța și urgența unei sarcini este esențială pentru stabilirea eficientă a priorităților și, prin urmare, pentru gestionarea timpului. Luați în considerare care ar putea fi consecințele finalizării sau nefinalizării unei anumite sarcini. Activitățile importante au efecte de lungă durată, iar gratificarea poate fi amânată. Luați în considerare orizontul de timp pentru finalizarea sarcinii. Activitățile care necesită finalizare imediată sunt urgente. Există multe tehnici și modalități de prioritizare a sarcinilor, dar acestea nu sunt universale. Alegerea metodei corecte de prioritizare depinde de preferințele și nevoile noastre individuale.
Numită și matricea Eisenhower, aceasta a fost dezvoltată pornind de la modul de lucru al lui Dwight D. Eisenhower, cel de-al 34-lea președinte al SUA. El a făcut o distincție între sarcinile importante și sarcinile urgente. Importante și urgente - necesită un răspuns imediat și o soluție imediată. Metoda Eisenhower vă ajută să distingeți care sunt cele mai importante Activități și care necesită atenție imediată și care pot fi amânate sau abandonate. Aceasta presupune împărțirea Activităților în trei categorii: A, B, A și A: A, B și C. Categoria A - include cele mai importante și urgente sarcini care trebuie îndeplinite primele și care nu pot fi delegate. Acestea sunt sarcinile legate de realizarea celor mai importante obiective, iar finalizarea lor are cel mai mare impact asupra succesului. Categoria B - include sarcini care sunt importante, dar mai puțin urgente. Ar trebui să vă concentrați mai întâi asupra sarcinilor din categoria A, deoarece acestea sunt cele mai importante și au cel mai mare impact asupra succesului. Sarcinile din categoria B trebuie îndeplinite în ordinea importanței. Aceasta implică concentrarea asupra celor mai importante sarcini care trebuie îndeplinite. Aplicarea acestei tehnici presupune selectarea celor mai importante trei sarcini, iar apoi, dintre sarcinile selectate, alegerea uneia care trebuie realizată într-o anumită zi. Într-o situație în care trebuie să alegi dintr-o listă lungă de sarcini, este ușor să treceți cu vederea ceea ce este important. Atunci când trebuie să facem una dintre cele mai importante trei sarcini, începem să realizăm ceea ce este important. Aceasta presupune atribuirea problemelor la patru categorii: MUST (trebuie), SHOULD (ar trebui), COULD (ar putea) și WON’T (nu va). MoSCoW este prescurtat de la primele litere ale numelor categoriilor. Prioritizarea MoSCoW este de obicei utilizată pentru produsul final al unui proiect. MUST (trebuie să) - conține cerințe și sarcini care trebuie îndeplinite. COULD (ar putea fi) - conține cerințe care sunt de dorit, dar nu sunt necesare. WON’T (will not) - conține cerințe care nu vor fi realizate. Acestea nu sunt necesare pentru a atinge obiectivele proiectului.
Prioritizarea sarcinilor este extrem de importantă în zilele noastre, când suntem în mod constant expuși la numeroase distrageri și avem timp limitat pentru a ne atinge obiectivele. Fără o prioritizare și o planificare eficientă a timpului, este ușor să cazi în sentimentul de a fi copleșiit de responsabilități și să îți pierzi eficiența. Prin urmare, metodele de prioritizare sunt un instrument neprețuit în mâinile oricui dorește să reușească și să-și atingă obiectivele. Acestea pot aduce multe beneficii, pot ajuta la economisirea timpului și pot crește eficiența și productivitatea. Ca urmare, dobândim mai mult control asupra timpului și energiei noastre, ceea ce ne va permite să ne atingem obiectivele mai eficient. Este important de reținut că prioritizarea sarcinilor necesită nu numai prioritizarea responsabilităților individuale, ci și împărțirea timpului în blocuri specifice, cărora le dedicați timp și energie.
În viața de zi cu zi, este ușor să te simți copleșit de tot ceea ce trebuie făcut. 1. Nu te grăbi să faci primul proiect care îți vine în minte când ajungi la serviciu. În fiecare zi, prioritizează-ți sarcinile evaluând care sunt cele mai importante sau valoroase pentru munca ta. Beesbusy îți permite să setezi până la două sarcini ca „Prioritate” în fiecare listă de sarcini. Am limitat acest număr pentru a te ajuta să te concentrezi asupra a ceea ce contează cel mai mult. 2. La sfârșitul zilei, acordă-ți 5 minute pentru a face un scurt revizuiască: evaluează munca depusă și ce mai trebuie făcut. Poți privi în urmă la sarcinile finalizate și să-ți dai seama ce ai realizat (savură acest moment plin de satisfacții!). Notează în lista de sarcini de mâine ce trebuie să faci mai întâi a doua zi. În mod similar, luni, fă o listă cu toate sarcinile de îndeplinit în timpul săptămânii. Aceasta îți va oferi o imagine de ansamlu asupra a ceea ce te așteaptă. 3. Este întotdeauna tentant să-ți umpli lista de sarcini până la refuz, crezând că vei reuși să termini totul. În schimb, încearcă să-ți distribui sarcinile, lăsând timp pentru evenimente neașteptate inevitabile și ținând cont de... Dacă aveți sarcini recurente, asigurați-vă că le integrați corect. 4. Cu Beesbusy, poți adăuga un dimensiunea timpului la lista ta de sarcini pentru a o face și mai eficientă.
În continuare, avem exemple de metode de creștere a productivității: Getting Things Done (GTD), Pomodoro, Zen to Done (ZTD), o metodă inspirată de Jerry Seinfeld, și un sistem hibrid personalizat. 1. Getting Things Done (GTD) sau obținerea de lucruri - este creația lui David Allen, asa cum se explică în cartea sa, “Metoda GTD. Obținerea de lucruri de făcut este modus operandi pentru mulți oameni de succes.
< tagvideo>Video despre principii GTD si aplicare practica2. Tehnica Pomodoro reprezintă intervalul de timp petrecut la muncă, cu pauze de 5 minute între reprize de 25 minute de muncă. 3. Zen to Done - pionierat de Leo Babauta, este explicat în cartea sa Zen to Done. Premisa este următoarea: “Este vorba de obiceiuri și de acțiuni, nu de sistem sau de unelte”. 4. Acest sistem, inspirat de Jerry Seinfeld, se concentrează pe succesul creativ. 5. Dacă ai încercat mai multe metode și ele nu au funcționat pentru tine așa cum ți-ai dorit, folosește metoda hibridă, customizată. Îmbină tehnicile de productivitate prezentate mai sus, adaptează-le nevoilor tale, folosește instrumente care te ajută să fii productivă.
Ce înseamnă să prioritizezi sarcinile? Prioritizarea sarcinilor este procesul de a oferi fiecărei sarcini din pool-ul comun de muncă un statut diferit, care depinde de complexitatea muncii și de urgența acesteia. Pentru această, membrii echipei trebuie să aibă abilități de prioritizare. Ca rezultat al prioritizării, lista sarcinilor arată astfel: sarcini importante și urgente, implementarea cărora ar trebui să înceapă imediat, sunt la început; probleme mai puțin critice dar importante se află mai jos. Priorizarea ajută echipa să economisească timp și să crească productivitatea și eficiența.
Există un termen limită: un termen limită este o dată limită pentru finalizarea unei sarcini. Un termen limită clar are un efect benefic asupra motivației. O persoană care știe exact când să termine munca lucrează mai productiv decât una care nu este limitată. Termenele limitate sunt discutate în contextul general al gestionării proiectelor. Existența acestora scade riscul întârzierilor și asigură livrarea proiectelor cu satisfacția clientului.
9 sfaturi pentru a te ajuta să prioritizezi sarcinile oferă un ghid practic: Fă o listă cu toate sarcinile, definește obiecțiile companiei, alege o metodă de prioritizare, subliniază sarcinile urgente, scapă de priorități concurente, ai o scară de timp pentru sarcină, folosește calendarul pentru planificarea sarcinilor, fii realist cu privire la așteptările tale, reflectează periodic asupra eforturilor tale. De asemenea, folosește software pentru prioritizarea eficientă a proiectelor precum Worksection, un manager de sarcini cloud, cu tablouri Kanban, cronometru, calendar și diagrama Gantt.
Încă două tehnici utile sunt îngruparea ( grouping ) a sarcinilor și chunking-ul ( împărțirea în grupuri), care facilitează ordonarea sarcinilor în funcție de criterii comune. „Mănâncă o broască” reprezintă ideea de a începe cu cele mai neplăcute și mai dificile sarcini pentru a câștiga avânt. Metoda ABCDE generalizează clasificarea sarcinilor în funcție de consecințele nefinalizării la timp. Matricea Eisenhower ajută la distingerea între urgente și importante, împărțind activitățile în patru categorii: A, B, C și D (sau A, B, C, D/E în diferite variante).
O altă metodă populară este „Mila de dolari” sau 100 de dolari, în care fiecare membru al echipei atribuie puncte sarcinilor în funcție de dificultate, pentru a determina importanța lor. Aceste tehnici de prioritizare economisesc timp și energie și optimizează livrările proiectelor. Fără o planificare clară, distragerile și termenele limită inexistente sau incorect stabilite pot compromite eficiența și succesele individulale în muncă.
Este indicat să utilizezi blocuri de timp - segmente de 60 sau 90 de minute - pentru a lucra concentrat la o sarcină, dintre care unele pot fi delegate altor colegi. De asemenea, vorbește des cu colegii și managerii despre progresul sarcinilor, astfel încât să poți ajusta prioritățile și termenele în mod realist. Meditația poate sprijini clarificarea gândurilor și reducerea stresului, facilitând planificarea obiectivelor pas cu pas.
În final, obiceiurile persoanelor foarte productive includ organizarea timpului, folosirea tehnicilor Pomodoro, definirea obiectivelor SMART, gestionarea distragerilor, delegarea inteligentă, și adaptarea mediului de lucru pentru creșterea eficienței. Exemple practice: Google oferă angajaților 20% timp pentru proiecte personale, IBM utilizează Slack pentru comunicare între departamente, iar General Mills implementează programe de mindfulness pentru angajați.
tags: #sa #isi #duca #la #indeplinire #sarcinile
Postări populare:
- Cezariene multiple: poate avea loc 8 nașteri? Opinii medicale și cifre
- Stagii în radiologie pentru rezidenți români în Franța: provocări și oportunități
- Instalaţiile de utilizare a gazelor naturale din oţel: marcaje, reguli şi susţinere
- Experimentelor care au schimbat înțelegerea încărcării atomice
- Ghid Complet Fertilitate