Reflectarea configuraţiei procesuale şi structurale a organizaţiei se asigură prin intermediul documentelor organizatorice, respectiv regulamentul de organizare şi funcţionare, organigrama, descrierile de funcţii şi fişele sau descrierile de posturi. Ultimele dintre acestea - descrierile de funcţii şi posturi - vizează două dintre componentele structurale majore ale organizaţiei, funcţia şi postul, fără de care, practic, organizaţia nu ar exista. În măsura în care sunt concepute, elaborate, actualizate corespunzător, descrierile de funcţii şi, mai ales, descrierile de posturi îndeplinesc roluri importante în managementul organizaţiei.
De remarcat faptul că, într-o organizaţie care nu dispune de un sistem de obiective ( fundamentale, derivate I, derivate II, specifice şi individuale ), este dificilă, dacă nu chiar imposibilă, completarea acestei rubrici. De ce ? Sarcinile, competenţele şi responsabilităţile ce susţin realizarea obiectivelor individuale trebuie abordate într-un echilibru cantitativ constant, în sensul că, fiecare sarcină este însoţită de un drept (o competenţă) de decizie și de o responsabilitate. O sarcinile sunt derivate din atribuţiile ce revin compartimentului din care face parte postul și trebuie să concorde cu obiectivele individuale stabilite pentru postul respective. Recomandăm ca în fişa postului să fie inserat un număr rezonabil de sarcini (de regulă cele mai importante) pentru a da posibilitatea ocupantului să şi le însuşească. De asemenea, pentru a evita ambiguităţile şi situaţiile neplăcute în care poate fi pus titularul de post de către managerul nemijlocit, considerăm că formularea „exercită şi alte sarcini stabilite de şeful ierarhic”, de regulă nu se justifică. - răspunderea materială, civilă, penală, pecuniară etc. - obligaţia titularului de post de a exercita sarcinile într-un anumit fel.
- O ultimă recomandare : pentru evidenţierea corespondenţei depline între sarcini, competenţe şi responsabilităţi este necesară folosirea unui tabel în care să fie inserate aceste elemente de definire a postului (vezi formular).
Etapele descrierilor de funcţii şi posturi
Etapa a I-a
În orice demers de proiectare/reproiectare procesuală şi structural-organizatorică a organizaţiei, apar modificări notabile în ceea ce priveşte numărul şi structura posturilor şi a funcţiilor. Primul document care evidenţiază asemenea mutaţii este organigrama, urmat îndeaproape de regulamentul de organizare şi funcţionare. Dacă pentru descrierile de funcţii configuraţia structurală a organizaţiei nu ridică probleme deosebite întrucât, prin definiţie, funcţia este un element de generalizare a posturilor, pentru descrierile de posturi situaţia este diferenţiată. Caracteristicile dimensionale şi funcţionale ale organizaţiei pot genera posturi definite mai larg (mai generale) sau posturi foarte specializate.
Etapa a II-a
O a doua etapă a metodologiei de realizare a descrierilor de funcţii şi posturi o reprezintă elaborarea propriu-zisă a acestora. O asemenea preocupare aparţine specialiştilor în organizare managerială sau consultanţilor în management în situaţia în care se apelează la serviciile lor. Compartimentul mai sus amintit sau specialiştii în organizare din interiorul organizaţiei elaborează descrierile de funcţie şi post pentru toate funcţiile și posturile de management. În ambele cazuri se impune consultarea şi respectarea prevederilor regulamentului de organizare şi funcţionare.
Etapa a III-a
Întrucât modificările manageriale şi, în special, de sistem organizatoric sunt foarte frecvente în „viaţa” unei organizaţii cu tendinţa de accelerare în ultimii ani, nici documentele organizatorice nu trebuie să rămână în forma şi conţinutul iniţial ci, dimpotrivă, să reflecte astfel de modificări. Raţionalizarea, modernizarea, perfecţionarea sau reproiectarea de ansamblu a managementului sau a unei/unor componente a ( ale ) acestuia provoacă modificări în obiectivele organizaţiei și, prin derivare, chiar la nivelul obiectivelor individuale.
Etapa a IV-a
Prima dintre funcţii - previziunea - cuprinde decizii prin care se determină obiectivele organizaţiei şi ale componentelor sale, se stabilesc modalităţi de realizare, se dimensionează resursele necesare şi se precizează termenele de realizare a obiectivelor. Cea de-a doua funcţie - organizarea - delimitează şi dimensionează componentele procesuale şi structurale necesare realizării obiectivelor. Prin intermediul celor două documente (instrumente manageriale) sunt prezentate sarcinile necesare îndeplinirii obiectivelor. Funcţia de coordonare este susţinută de unele competenţe circumscrise postului, respectiv dreptul de a decide inclusiv în ceea ce priveşte armonizarea deciziilor şi acţiunilor personalului din subordine.
Două aspecte trebuie evidenţiate în legătură cu rolul descrierilor de funcţii şi posturi în derularea acestei funcţii a managementului. Primul vizează implicarea titularilor de funcţii, respectiv posturi în stabilirea obiectivelor şi a elementelor ce permit realizarea lor. Al doilea aspect se referă strict la motivarea ca suport al antrenării.
Prof. univ.
Analiza postului: Noțiuni de bază despre resurse umane
tags: #sarcinile #compartimentul #relatii #publice
Postări populare:
- Oportunități de joburi pentru medici pediatri în UE
- Ghid juridic actualizat: suspendarea divorțului până la stabilirea paternității
- Placentă cu cheag de sânge: ce înseamnă pentru sarcină
- Servicii oferite de Dr Dana Caprini, medic pediatru în Deva
- Detalii privind dotările și activitățile secției obstetrică-ginecologie gradul 4