Exista diferite metode de gestionare a sarcinilor, fiecare avand beneficiile sale si altele atat de complicate incat se scriu carti despre acestea. Poate fi greu sa gasesti metoda sau aplicatiile potrivite, adesea fiind mai usor sa renunti si sa incerci sa jonglezi toate sarcinile pe care le ai in cap. Insa se recomanda asta? Atunci cand activezi in domeniul marketingului online, evidenta a ceea ce lucrezi zi de zi este esentiala. Daca ne gandim la nivel de echipa, vor fi putine momentele in care un singur lucru va functiona pentru toti membrii in acelasi timp. Pentru a tine evidenta taskurilor personale mult mai usor, ideal este sa afli ceea ce functioneaza pentru tine in viata de zi cu zi si sa aplici acea metoda si la locul de munca. Nu exista un tipar anume. E important sa cercetezi si sa incerci diferite metode de gestionare a sarcinilor pentru a afla ce functioneaza mai bine pentru tine. Pe masura ce vei parcurge articolul, vei vedea ca unele dintre metode vor ajunge cu siguranta la tine.
Aceasta metoda paractic utilizeaza post-it-uri digitale, o macheta, etichete, si organizeaza sarcini in functie de evolutie. Pentru a incepe cu Kanban, imparte board-ul in sectiuni: „de facut”, „in progres” si „facute”. Scrie diferite sarcini pe post-it-uri cu coduri de culori si lipeste-le in etapa corespunzatoare de progresie. Pe masura ce sarcinile tale progreseaza, deplaseaza-le spre noile lor locuri pe board pentru a le urmari. Metoda listei de cumparaturi (sau organizarea de sarcini in liste simple) este de departe cea mai populara metoda de gestionare a sarcinilor. Este modul in care vei organiza sarcinile fara sa te gandesti la asta. Aceste aplicatii sunt minunate pentru oamenii care se grabesc sa finalizeze sarcinile de pe lista si sa se indrepte spre urmatoarea sarcina. Foile de calcul (Google Sheets) sunt adesea trecute cu vederea atunci cand vine vorba de gestiunea sarcinilor, insa acestea pot fi foarte puternice ca instrument pentru o buna organizare, mai ales in echipa. La SilkWeb, in echipa de marketing, utilizarea acestor foi de calcul pentru evidente este indispensabila si iminenta. O consider cea mai buna si eficienta metoda de a tine pasul cu task-urile, de a le prioritiza sau nu, de a le imparti cu ceilalti membri.
Uneori, cel mai la indemana si uman este sa folosim scrierea de mana in agende pentru gestionarea sarcinilor, mai ales in sedintele de grup cu echipa. Este o metoda care functioneaza si ca modalitate mai usoara de a retine. Inca din scoala, liceu, am invatat mereu mai bine daca rescriam de mai multe ori aceeasi lectie. Nu exista o modalitate perfecta/ideala de a gestiona sarcinile si este posibil chiar sa ai nevoie de mai multe pentru a tine pasul cu tot ceea ce faci. Pe masura ce proiectele progreseaza, sarcinile planificate dau nastere la multe alte sarcini neprevazute cu care trebuie sa tii pasul si sa le rezolvi: bug-uri, modificari, noi sugestii sau imbunatatiri. Totusi o data notate, sarcinile trebuie urmarite, rezolvate si nu trebuie pierdute din cadru chiar daca intervine neprevazutul. O scurta sedinta cu echipa implicata, cu membri care ar putea ajuta la remediere, ar putea fi o solutie mai eficienta. Desigur, cele discutate urmand sa fie transpuse intr-un document distribuit la comun.
Indiferent de serviciile de marketing la care lucrezi si pentru care gestionezi sarcini este necesar sa folosesti un tool sau o metoda care functioneaza. Acum ca ai in minte toate aceste tehnici si strategii, este timpul sa realizezi sarcinile propriu-zise. Nu uita sa marchezi ceea ce deja ai realizat. Consulta-te mereu cu echipa. Nu ignora task-urile care iti sunt oferite de catre un coleg. Task-ul este task, indiferent ca vine din partea managerilor sau a colegilor. Sustine sedinte de cate 5 minute atunci cand este cazul. Daca exista un proiect in care sunteti implicati doar 3 din 6 membri ai departamentului, rezerva-ti cateva minute si discuta in particular. Timpul este intotdeauna limitat. Indiferent de pozitia pe care o ocupi in ierarhia companiei la care lucrezi, intotdeauna simti ca ai mai avea nevoie de putin timp, pentru a rezolva inca ceva ce pare important. In lumea in care traim timpul trebuie eficient organizat nu numai pentru a avea performanta la job, dar si pentru a putea fi o persoana fericita si multumita in viata particulara.
- Stiind ca ai alocat o perioada limitata unui proiect, te vei concentra mult mai bine. Poti folosi diferite tehnici pentru munca organizata, pentru a-ti monitoriza progresul si pentru a face pauze. Lucrand in reprize scurte de timp de cate 25 de minute, vei fi mult mai disciplinat si nu vei mai avea tendinta de a pierde timpul cu nimicuri. - Planificarea timpului iti aduce numai castiguri, stii ce ai de facut in fiecare zi, pe intervale de timp stabilite pentru diferite sarcini. - Vei scapa de stres, pentru ca ai control asupra modului in care iti folosesti timpul, si nu mai esti de multe ori grabit sau depasit de situatie.
- Achizitia unei agende zilnice, datata sau nedatata. Cum suntem in epoca digitala si cum programarile/intalnirile le putem organiza pe calculator, telefon mobil sau chiar si pe un planificator de birou, cea mai buna decizie este sa ne folosim de o agenda nedatata. La agendele datate esti extrem de limitat de spatiu, riscand mai tot timpul sa intri in urmatoarea zi, sambata si duminica sunt puse de obicei 2 pe o pagina, paginatia este destul de ciudata, de la agenda la agenda. Agenda este ca un fel de jurnal al antreprenorului, un companion de incredere.
- Dimensiunea agendei. O agenda trebuie sa indeplineasca conditia de manevrabilitate si de organizare in interiorul ei.
- Prima activitate din zi. Activitatea cea mai creativa din zi este insasi intocmirea agendei.
- Structurarea sarcinilor pe proiecte. In general suntem angrenati in mai multe proiecte, care trebuie planificate in functie de prioritate si importanta, fara a amesteca sarcinile.
- Identificarea duratei sarcinilor. Pentru fiecare proiect in functie de cerinte si forta alocata se va stabilii o durata estimata, inainte de cea ceruta. In felul acesta nu trebuie sa fii nici exact, dar vei avea si rezerva pentru neprevazut.
- Target personal din sarcinile zilnice.
- Seteaza obiectivele pe termen lung. Stabilirea unor obiective ne motiveaza sa ne autodepasim si sa progresam spre un scop bine determinat.
- Seteaza obiectivele pe termen scurt. Este vorba in general despre proiectele in lucru, proiecte saptamanale sau lunare, eventual de 6 la 12 luni.
- Lasa loc pentru evenimentele neprevazute.
- Prioritizeaza lucrarile cu adevarat importante. Sa iti prioritizezi taskurile face diferenta dintre eficient si eficace. Eficienta inseamna sa indeplinesti o sarcina intr-un timp cat mai scurt posibil. Prin comparatie, eficacitatea se refera la indeplinirea unor sarcini care te apropii de obiectivele tale. Abilitatea de a te concentra asupra sarcinilor care sunt importante si urgente tine de prioritizare.
In zilele noastre, activitatea de asistent manager se exercita in toate sistemele economico-sociale. Avand rol complementar pe langa posturile de conducere, un secretariat eficient potenteaza activitatea managementului. Literatura de specialitate, privind managementul competitiv, considera ca utilizarea eficace a secretariatului, constituie o modalitate esentiala de amplificare a eficacitatii muncii manageriale. Programul acesta se adreseaza receptionistelor, secretarelor si asistentelor de departament. Metodele folosite sunt diverse: prezentari, jocuri de rol, studii de caz, situatii experientiale, lucru in echipa.
ActivitateDurataMetodeObservatii:
Ziua 1. Prezentarea obiectivelor, agenda, reguli de desfasurare, stabilirea obiectivelor participantilor. 10. Prezentare. Se vor prezenta obiectivele programului si regulile de desfasurare. Prezentare participanti, trainer, asteptari. 35. Prezentare. Necesita adaptare in functie de context.
In continuare, lista include: teoria scurta istorie asupra meseriei de secretar; brainstormings, discutii despre rolul asistentului manager; fisa postului; exercitii despre formularea obiectivelor, prioritizarea sarcinilor; activitati de tratare a informatiei; clasificarea documentelor; organizarea de evenimente; si altele, toate cu scopul de a intari abilitatile de organizare si gestionare a timpului ale participantilor.
In cadrul studiului aplicat, se pune accent pe folosirea agendelor zilnice si a instrumentelor digitale si fizice pentru a organiza ziua de lucru. Se subliniaza avantajele utilizarii agendelor pentru a creste productivitatea, pentru a reduce stresul si pentru a mentine echilibrul intre viata personala si cea profesionala. In plus, se discuta despre structura ideala a unei agende: sectiuni pentru sarcini prioritare, evenimente neprevazute, obiective pe termen lung si scurt, precum si o functie de idei pentru creativitate si rezolvare de probleme.
Understanding the Kanban Board of Leads
Vorbire despre aplicatii si instrumente recomandate
Google Sheets poate fi o arma puternica pentru evidenta task-urilor in echipe, in timp ce Trello sau alte aplicatii pot facilita managementul proiectelor. MindMeister poate ajuta la brainstorming si planificare, iar Google Drive permite partajarea si colaborarea pe documente. Pentru organizarea zilnica, o agenda nedatata ofera flexibilitate, iar notitele adezive si etichetele pot fi utilizate pentru a marca task-urile in functie de prioritate si timp alocat.
tags: #agenda #cu #sarcini #zilnice #a #asistentului
Postări populare:
- Ghid practic pentru reglarea inaltimii patutului copilului
- Analiză despre pornografia cu femei gravide: reprezentări, consecințe și implicații etice
- Niciodată nu a fost doar business: controversele în spatele lui Nicolae Sarcină în retailul românesc
- Copiii și munca casnică: ce sarcini au în funcție de vârstă
- Stopul cardio-respirator: cauze și semnele sale, tratament/primul ajutor