Echipă de proiect este mai mult decât un simplu grup de persoane care lucrează la un proiect. Este o forță colectivă care reunește idei diverse, cunoștințe de specialitate și un ritm mai rapid de învățare. Gestionarea unei echipe de proiect nu este o plimbare în parc. Este o responsabilitate provocatoare care este, de asemenea, incredibil de plină de satisfacții. Cheia succesului este realizarea eficientă și la timp a scopurilor și obiectivelor. Aici intervine gestionarea resurselor. Obținerea membrilor echipei de proiect este crucială, deoarece resursele umane reprezintă un element critic al proiectului. Selectarea persoanelor potrivite este esențială pentru proiect. Etapa de formare a echipei este o etapă nesfârșită, în care munca în echipă este îmbunătățită și dezvoltată în mod constant.
Importanța recrutării și a alocării resurselor
Managerii de proiect se confruntă cu numeroase provocări în timpul implementării proiectelor individuale. Toate sarcinile cu care se confruntă managerii de proiect necesită o mare cantitate de cunoștințe, multe abilități și competențe, atât de natură fizică, cât și de natură psihică. Multitudinea de sarcini, responsabilități și roluri cu care se confruntă managerii de proiect se poate dovedi copleșitoare, în special pentru cei care gestionează o echipă de proiect pentru prima dată. Această etapă este una dintre cele mai importante etape de gestionare a echipei de proiect.
O persoană nepotrivită pentru această sarcină nu își va îndeplini, fără îndoială, sarcinile în modul așteptat de manager. Și ce se întâmplă dacă în echipă sunt mai multe astfel de persoane și numărul total de persoane este prea mare? Lucrul într-un grup prea mare poate provoca haos sau neînțelegeri. Aceasta duce adesea la amânare, fie din partea câtorva persoane, fie din partea întregii echipe, sau la conflicte legate, de exemplu, de neîndeplinirea sarcinilor individuale. Managerul ar trebui să analizeze diferitele etape ale proiectului și să se gândească la sarcinile pe care le va îndeplini echipa și, prin urmare, la persoana ideală pentru fiecare dintre ele. Prin urmare, este mai bine ca managerul de proiect să participe la procesul de recrutare a echipei de proiect.
Având deja o echipă selectată în mod corespunzător, merită să observăm cu atenție activitatea și competențele membrilor echipei. De obicei, fiecare membru are abilități, competențe sau cunoștințe diferite în alt domeniu. În plus, managerul de proiect trebuie să definească cu atenție responsabilitățile unui angajat și să stabilească obiective și cerințe realiste. Fiecare membru al echipei ar trebui să știe exact de ce este responsabil, ce intră în sfera atribuțiilor sale și pentru ce va fi tras la răspundere și evaluat.
Lucrul într-o echipă unită și plăcută funcționează mai eficient și mai eficace. Bineînțeles, există limite în stabilirea relațiilor cu colegii, care nu trebuie depășite. Managerul de proiect trebuie să cunoască toți membrii echipei sale. Relațiile prietenoase și profesionale îi vor permite să își mențină poziția de lider și vor crește respectul și încrederea în el. Să presupunem că managerul este prietenos cu colegii săi, îi ascultă cu atenție și nu le ignoră nevoile sau îi pedepsește pentru orice. De asemenea, nu trebuie depășită limita prieteniei cu colegii de muncă. Dacă un manager de proiect este tratat ca un coleg, el își pierde poziția de lider în ochii subordonaților săi. O astfel de situație se poate reflecta asupra procesului de implementare a proiectului. Pierderea coordonatorului încetinește ritmul de lucru al proiectului, iar angajamentul indivizilor scade.
Pe lângă relațiile prietenoase cu colegii de muncă, atitudinea pozitivă și angajamentul managerului de proiect sunt, de asemenea, esențiale. Se știe de mult timp că o comunicare adecvată este una dintre cheile succesului, mai ales dacă mai multe persoane lucrează pentru acest succes. Managerul de proiect ar trebui să se asigure că comunicarea dintre el, membrii echipei și angajați este la nivelul potrivit. Este o idee bună să discutați cu colegii de muncă și să le ascultați nevoile sau ideile prin brainstorming.
Pentru a coordona activitatea echipei, managerul de proiect trebuie să efectueze evaluări periodice ale performanțelor angajaților. Prin această evaluare, el poate evalua stadiul proiectului, dacă fiecare colaborator își îndeplinește sarcinile și dacă este într-adevăr persoana potrivită pentru această sarcină. Toată lumea este nerăbdătoare să audă laude după ce a făcut ceva bine. Prin urmare, un manager de proiect nu ar trebui să cruțe laudele la adresa angajaților săi. Apreciați și recompensați (de exemplu, cu o mărire de salariu, o promovare sau un program de lucru flexibil) pentru o muncă bine făcută sau pentru că au făcut o sarcină suplimentară, membrii echipei care se simt onorați vor îndeplini următoarele sarcini cu și mai mult angajament. Laudele și aprecierile nu numai că vor crește angajamentul angajaților, dar vor avea un efect pozitiv și asupra relației cu superiorul. Managerul de proiect ar trebui, de asemenea, să fie capabil să critice munca echipei sale. Cu toate acestea, această critică trebuie să fie întotdeauna constructivă și justificată și nu trebuie să se refere la persoana în cauză, ci la munca făcută sau nefăcută de aceasta. Critica constructivă, deși nu este întotdeauna plăcută, va îmbunătăți, de asemenea, relația dintre supervizor și angajați. Prin criticarea constructivă, adică prin explicarea a ceea ce s-a făcut greșit, sugerând în același timp cum se poate face mai bine data viitoare sau cum poate fi îmbunătățit acum, colegul are încredere în manager și în competența acestuia.
Se întâmplă ca, deși inițial un angajat părea persoana ideală pentru echipa de proiect, în timp, se dovedește că acesta este doar uneori potrivit pentru proiect. Una dintre sarcinile managerului este de a evalua cu pricepere o astfel de situație. Deși poate că nu toată lumea se va simți confortabil în astfel de circumstanțe, managerul are responsabilitatea de a gestiona un proiect care trebuie executat într-un anumit mod și într-un anumit interval de timp. Prin urmare, una dintre sarcinile unui manager de proiect este, printre altele, să renunțe la lucrul cu persoanele care afectează negativ procesul proiectului sau activitatea echipei.
Atunci când se execută un proiect, echipamentul și instrumentele potrivite pot îmbunătăți întregul proces și cooperarea echipei. Mulți oameni se concentrează pe dezvoltarea continuă și pe învățarea de lucruri noi. Prin urmare, merită să se investească în cursuri de formare și cursuri obligatorii și voluntare pentru a permite echipei să își extindă cunoștințele, competențele și calificările. Aceasta este, fără îndoială, o investiție bună, care va fi utilă în timpul implementării proiectului.
Una dintre sarcinile (cele mai importante) ale unui manager de proiect este aceea de a motiva echipa de proiect. Motivarea și implicarea corespunzătoare a membrilor echipei este extrem de importantă și are un impact tangibil asupra procesului de execuție a proiectului. O echipă în care motivația nu este suficient de ridicată își va îndeplini sarcinile mai mult timp, mai puțin eficient și ineficient. Din cauza lipsei de motivație, angajații își pierd și atașamentul față de locul de muncă.
O organizare adecvată vă permite să vă atingeți obiectivele și să vă îndepliniți sarcinile în mod eficient. Împărțirea sarcinilor între indivizi este un lucru; îndeplinirea funcțiilor în ordinea corectă, la momentul și locul potrivit, este altceva. Nu degeaba una dintre etapele procesului de implementare a unui proiect este planificarea proiectului. Managerul de proiect ar trebui să se asigure că fiecare membru al proiectului cunoaște planul proiectului, obiectivele acestuia și știe exact de ce este responsabil. Un program adecvat de gestionare a proiectului, care să conțină toate informațiile cele mai importante despre proiect, va ajuta la menținerea ordinii.
Există un motiv pentru care una dintre abilitățile solicitate pentru posturile de conducere este capacitatea de a rezolva conflicte în timpul unui proiect. Conflictele sunt adesea inerente muncii în echipă. Acestea introduc emoții negative în activitatea echipei, afectând astfel negativ activitatea întregului grup. Prin urmare, este, de asemenea, sarcina managerului să rezolve conflictele în mod rezonabil și obiectiv, fără a discrimina sau favoriza pe cineva. Gestionarea unei echipe de proiect este o sarcină complexă. Este un proces complex care necesită ca managerii să aibă multe competențe și abilități care vor fi testate în fiecare zi și cu fiecare ocazie posibilă. Dar nu vă descurajați.
Etapele cheie ale managementului echipei de proiect
- Participarea managerului la procesul de recrutare pentru a asigura potrivirea dintre sarcini și persone.
- Observarea atentă a activității și competențelor membrilor după formarea echipei și definirea clară a responsabilităților.
- Îmbunătățirea relațiilor în echipă prin conectare între membri și menținerea unei poziții de lider de către manager.
- Menținerea unei atitudini pozitive și angajamentul managerului ca ingrediente ale succesului.
- Asigurarea unei comunicări adecvate între manager, echipă și ceilalți angajați, cu brainstorming atunci când este necesar.
- Evaluări periodice ale performanțelor, laudele pentru muncă bine făcută și recompensele adecvate pentru motivare.
- Gestionarea situațiilor în care un membru nu se potrivește pe termen lung, renunțarea la colaborarea cu persoane cu impact negativ.
- Asigurarea echipamentelor și instrumentelor potrivite pentru o colaborare eficientă.
- Investiția în formare continuă: cursuri obligatorii și voluntare pentru extinderea cunoștințelor și competențelor echipei.
- Motivarea echipei ca sarcină centrală a managerului; implicarea crescută duce la execuție mai eficientă.
- Planificarea proiectului ca pilon al organizării și informării tuturor membrilor despre obiective și responsabilități.
- Rezolvarea conflictelor în mod obiectiv și echitabil pentru a menține coeziunea grupului și productivitatea.
Gestionarea echipei este un proces complex ce necesită multe competențe și abilități, testate zilnic. Dar nu vă descurajați.
tags: #caiet #de #sarcini #echipa #de #managementul