Psihologul industrial studiază comportamentul oamenilor în contextul muncii şi aplică rezultatele cercetărilor, a investigaţiilor teoretice în practică.
Sarcini ale psihologului
- Studiul cauzelor fluctuaţiei personalului din organizaţie.
- Analiza motivului scăderii productivităţii muncii unei secţii.
- Identificarea principalelor surse de nemulţumire ale angajaţilor.
- Descifrarea surselor de conflict din organizaţie şi cum pot fi ele evitate.
- Proiectarea unei strategii de selecţie optimizată a personalului.
- Studiul naturii erorilor când se lucrează la un panou de comandă şi cum pot fi ele prevenite.
- Analiza motivelor pentru care operatoarele de la ghişeu comit erori de operare când introduc datele în calculator, inclusiv modul în care este realizată interfaţa om-calculator.
- Evaluarea modului în care angajații percep conducerea unei companii.
Un aspect esențial al activității psihologului este promovarea psihologiei ca știință. Prin urmare, acesta este dator să-și organizeze munca după standarde științifice, pentru a putea combate teoriile naive existente în practică cu argumente solide, validate științific.
Metode de Analiză și Diagnoză
Psihologia muncii utilizează o varietate de metode pentru analiza și diagnoza situațiilor de muncă:
Metode proprii psihologiei
- Testul psihologic
- Introspecția (autoobservația)
Metode preluate de la alte științe
- Studiul documentelor
- Cunoașterea activității analizate
- Observarea
- Ancheta
- Analiza produselor activității
- Experimentul
- Anamneza/metoda biografica
Metode specifice psihologiei muncii
- Studiul timpilor și al mișcărilor
- Lista de control (check-list)
- Incidentul critic
- Analiza erorilor
- Scheme de organizare om-mașină
- Schema de organizare spațială
- Analiza legăturilor
- Schema procesului
- Analiza secvențială
Analiza Muncii
Analiza muncii este un proces de colectare sistematică de date care descriu sarcinile aferente unui post de muncă (Job description). Ea presupune și identificarea caracteristicilor individuale necesare angajaților pentru a îndeplini sarcinile impuse de acesta (Job specification).
Informațiile obținute prin analiza muncii se concretizează în fișa postului, stabilirea criteriilor și standardelor de performanță, evaluarea postului, etc.
Etapele analizei muncii
Analiza muncii implică următorii pași:
- Identificarea, colectarea și analiza informațiilor și a documentelor privitoare la postul de muncă analizat (manuale de instrucțiuni și instruire, fișă tehnică), tot ce poate oferi informații privitoare la postul de muncă analizat.
- Interpelarea managerilor avizați despre specificul postului de muncă respectiv, obiectivele postului, activitățile pe care le presupune, relațiile deținătorului postului cu alți angajați pe alte posturi de muncă.
- Interpelarea deținătorilor postului de muncă și a șefilor direcți relativ la aceleași probleme, uneori prin obținerea din partea acestora a unor înregistrări detaliate în scris a activităților prestate într-o anumită perioadă de timp.
- Observarea deținătorilor postului, a modului în care lucrează și înregistrarea evenimentelor mai importante. Aceste observații se pot face zile la rând, apelând la tehnici de înregistrare mai sofisticate (cameră video, fotografii, cronometrarea secvențelor de muncă, etc.).
- Încercarea de a presta activitatea de muncă impusă de postul de muncă respectiv. Când aceasta implică un anumit grad de risc, se poate apela la simularea activităților.
- Redactarea descrierilor activităților de muncă specifice postului respectiv, concretizată în elaborarea fișei de post.
Tipuri de informații colectate în analiza muncii:
- Sarcini (ce trebuie făcut și cum)
- Echipament utilizat
- Condițiile și ambianța muncii
- Cerințele personale
Surse de informații utilizate:
- Cei care ocupă posturile
- Șefii direcți ai acestora
- Experții
- Documente, manuale, planșe, schițe, organigrama
Specificațiile Postului (Job Specifications)
Specificațiile postului se referă la cunoștințe, deprinderi, aptitudini și alți indicatori personali sau de personalitate implicați mijlocit sau nemijlocit în practicarea unei profesii. Acestea sunt esențiale pentru a determina profilul candidatului ideal.
Specificațiile postului - KSAO
- Cunoştinţe (Knowledge): Ceea ce deținătorul unui post de muncă trebuie să știe pentru a se achita de sarcinile pe care le are. De exemplu, un specialist IT trebuie să aibă cunoștințe de programare, de funcționare a soft-ului informațional, de electronică.
- Deprinderi/Abilități (Skills): Ceea ce o persoană trebuie să facă în postul respectiv de muncă. Specialistul IT trebuie să știe să instaleze softul necesar, să facă conexiunile între componentele calculatorului, etc.
- Aptitudini (Abilities): Potențialul de a învăța și dezvolta unele calități impuse de realizarea unor performanțe și structurarea unor deprinderi specifice activității respective de muncă. Aptitudinile sunt necesare pentru a dobândi și perfecționa deprinderile. De exemplu, pentru specialistul IT, deprinderea de asamblare a unui calculator solicită o bună coordonare ochi-mână, dexteritate manuală și digitală, capacitate de planificare a secvenței de acțiuni de asamblare.
- Alte particularităţi individuale (Other personal characteristics): Acestea includ orice particularități individuale relevante (atitudini) care nu sunt cuprinse în celelalte trei componente menționate. Specialistul IT, de exemplu, trebuie să dea dovadă de inițiativă, independență, etc.
Redactarea Fișei Postului
Fișa postului este un document esențial care descrie sarcinile, responsabilitățile și cerințele unui post de muncă. Conform lui Klein (1998), aceasta include:
- Identificarea postului: denumirea postului, locul în organizație, relațiile postului, condițiile fizice ale muncii, salarizare, program de lucru, modalitatea de evaluare a performanței - criterii de performanță.
- Cerințele postului: competențe absolut necesare pentru a reuși pe post.
- Indatoririle legate de post: sarcinile și responsabilitățile aferente.
Componentele unei fișe de post:
- Date despre postul de muncă: Denumirea postului de muncă (conform COR), numărul de persoane angajate pe acest post. Fișa postului de muncă nu include numele deținătorilor acestuia, ci descrierea sarcinilor care revin oricărui deținător al postului.
- Obiectivul principal al postului de muncă: O poziție clară care definește scopul postului.
- Integrarea postului de muncă în structura organizațională: Poziția postului în structura ierarhică, relațiile de subordonare și cu posturile învecinate. Această informație este utilă pentru stabilirea unui plan de promovare sau pentru rezolvarea unor probleme critice.
- Responsabilități, Sarcini, Activități, Acțiuni/Elemente: Lista obligațiilor care revin deținătorului postului, inclusiv responsabilitățile față de resursele umane, materiale, financiare, echipamente. Se menționează rezultatele așteptate ale îndeplinirii acestora (cantitatea minimă de produse realizate, standardele de calitate, utilizarea eficientă a resurselor, cerințele de instruire, etc.). Redactarea trebuie să fie simplă, pe puncte.
Exemple concrete:
- Manager: Decide asupra standardelor de calitate a produsului.
- Referent marketing: Analizează serviciile și produsele proprii și face propuneri.
- Casieră: Efectuează monetarul la sfârșitul zilei de lucru.
- Competențele postului de muncă - standardele de performanță: Performanțele solicitate deținătorului postului de muncă, constituind criteriul de eficiență profesională și baza pentru fișele de apreciere periodică a performanțelor.
- Condițiile materiale ale muncii: Uneltele și materialele cu care se lucrează, utile pentru proiectarea cursurilor de formare și perfecționare profesională.
- Relațiile cu alți angajați: Relațiile de muncă cu colegii, alte posturi de muncă, șefii direcți și indirecți sau cu persoane din afara organizației. Se indică natura relației (colaborare, consultanță, control, îndrumare) și dacă angajatul trebuie să lucreze în echipă.
- Condițiile de muncă: Orele de muncă (orar fix, flexibil, de 8 sau 4 ore), posibilitățile de lucru peste program. Se menționează dacă munca este sedentară sau activă, particularitățile mediului fizic al muncii (vibrații, noxe, umiditate, etc.).
- Pregătire necesară postului de muncă: O precondiție pentru angajare, de obicei inclusă în anunțul de recrutare și în activitatea de preselecție.
- Salariul și condițiile de promovare: Condiții de salarizare, recompensare, bonusuri și alte facilități. Se oferă date privind absenteismul, concediile, pensionările, precum și schema de promovare, transfer și decontare.
Ieși în evidență la un interviu de angajare | Ghidul Harvard Business Review
Contextul Muncii
Contextul muncii este un factor extrem de important ce trebuie analizat în cadrul procesului de analiză a muncii, deoarece poate influența sănătatea și starea de confort a angajaților. Acesta include diverse componente:
Relații Interpersonale și Responsabilități
- Obiectivitatea: Informație subiectivă versus informație obiectivă.
- Frecvența: Numărul de solicitări în comunicarea interpersonală.
- Tipuri ale relațiilor de rol solicitate: Rol de supervizare, rol de vânzări, rol de prestări servicii, rol de opozant, participare într-o echipă.
- Responsabilitatea pentru alții: Responsabilitatea pentru siguranță, stabilirea politicilor și programelor.
- Responsabilitatea pentru rezultatele muncii: Responsabilitatea pentru rezultatele muncii celorlalți, pentru eșecurile și erorile făcute de ceilalți.
- Contacte conflictuale cu ceilalți: Conflicte interpersonale prin natura rolului.
- Relații interpersonale încordate: Contactul cu persoane nepoliticoase.
Condiții Fizice de Muncă
- Postul de muncă: În incinta unei clădiri, în aer liber, într-un vehicul.
- Varietatea activităților de muncă.
- Apropierea fizică de alți salariați (lucrul în proximitate sau singur).
- Condițiile de mediu: Temperatuta, zgomot, spațiu strâmtorat, poluare.
- Expunerea la riscuri profesionale: Radiații, înălțime, echipament periculos, adâncime.
- Posibilitatea de accidentare: În condiții nesigure sau fiind expus la risc.
Solicitările Locului de Muncă
- Poziția corpului: Șezândă, statică, în mișcare, cățărare.
- Îmbrăcămintea specifică muncii: Cerința de a purta uniformă și echipament special.
Caracteristicile Structurale ale Locului de Muncă
- Criticabilitatea postului: Consecințele erorilor și impactul rezultatelor.
- Consecințele deciziilor: Impactul rezultatelor deciziilor.
- Responsabilitate: Judecarea performanței angajaților și a erorilor.
- Luarea de decizii: Nivelul de responsabilitate atribuit.
- Rutina versus provocarea muncii.
- Gradul de tehnologizare: Funcții ale sarcinilor utilizând tehnologii moderne.
- Calitatea sarcinii: Definirea și comunicarea sarcinilor și obiectivelor.
- Precizia solicitată: Precizie manuală și mentală, atenție la detalii.
- Monotonia: Repetitivitatea activității fizice sau mentale.
- Munca structurată versus nestructurată: Activitatea realizată la întâmplare sau după un plan prestabilit.
- Nivelul de competiție: Competiția între angajați.
- Ritm și planificare: Frecvența și succesiunea termenelor de finalizare.
- Distrageri și întreruperi: Controlul angajatului asupra întreruperilor.
- Ritmul de lucru dictat de mașină.
Modalități de Realizare a Analizei Muncii
Psihologul sau specialistul în resurse umane trebuie să observe cum se desfășoară activitatea de lucru și apoi să aplice un chestionar. Acesta poate fi orientat pe particularitățile postului de lucru (inventarierea sarcinilor) sau pe cele ale deținătorului postului (profilul psihologic).
Metode și Tehnici Utilizate
- Modelarea: Potrivirea valorilor observate cu un etalon.
- Inventarierea sarcinilor de lucru: Descompunerea activităților pentru a identifica și măsura variabilele postului de muncă prin analiza documentelor organizaționale.
- Tehnici interogative:
- Chestionarul: Avantajul obținerii răspunsurilor direct sau prin e-mail, cu posibilitatea de a impune un timp de răspuns dacă răspunsurile sunt structurate.
- Interviu cu deținătorul postului de lucru: Poate fi standardizat sau nestandardizat, abordând aspecte precum sursele de informații, transmiterea informațiilor, sarcinile și responsabilitățile, sursele de insatisfacție, dificultățile întâmpinate, adaptarea la locul de muncă, posibile incidente.
- Tehnica explicitării provocate: Solicitarea detaliilor despre decizii sau acțiuni trecute.
- Tehnica intervievării grupului: Obținerea unei imagini mai obiective a unei situații prin interogarea mai multor persoane simultan.
- Tehnici de observare directă:
- Observarea deschisă: Pentru a observa în mod general cum se desfășoară sarcinile și activitățile.
- Observarea descriptivă standardizată: Descompunerea activităților de lucru și înregistrarea pe baza unor sisteme de codificare sau fișe speciale.
- Determinarea momentelor de observare: Concentrarea pe informații relevante într-o perioadă determinată.
- Tehnica observărilor instantanee sau a eșantionării: Alegerea momentelor specifice pentru observare în vederea identificării fracțiunilor de timp consacrate diferitelor componente ale activității.
- Analiza erorilor: O tehnică indirectă, utilă în profesiile automatizate sau cu consum intelectual ridicat, axată pe preîntâmpinarea accidentelor prin identificarea și corectarea erorilor comportamentale.
- Metoda incidentelor critice: Colectarea informațiilor din situații neobișnuite, diferite de comportamentele zilnice, care permit predicții despre activitate și pot fi cauzate de factori precum calitatea defectuoasă a tehnicii sau mediul de lucru neoptim.
Analiza muncii este fundamentală pentru recrutare, selecție, evaluarea performanței și proiectarea posturilor, asigurând o potrivire optimă între individ și cerințele profesionale.
tags: #sarcini #si #responsabilitati #psihologia #muncii